Свойства и признаки документа унификация и стандартизация документов

Унификация и стандартизация документов

Документ — это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.

Реквизиты — это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты — это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Переменные реквизиты — это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документирование — это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.

Документирование процессов, событий, действий и фактов отражает их взаимосвязь, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Факт, оформленный документом, является юридическим фактом. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процессами производственно-хозяйственной деятельности организаций в целях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности — гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Документация — это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности, комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хранение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводством.

Дело — это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.

Номенклатура дел предприятия — это систематизированный перечень номеров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения.

Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.

Документооборот — это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хранения исполненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах.

Архив — это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующих возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело — это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.

Свойства документов

Две сущности документа:

· информационная · материальная

Обе сущности определяют свойства документа:

Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию.

Эксплуатационные свойства — определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

К эксплуатационным свойствам относятся:

· способность противостоять различным воздействиям:

— неблагоприятным факторам окружающей среды.

Функции документов

Функции документов делят на общие и специальные.

Общие функции — основные функции документов:

· информационная — фиксация, хранение и передача информации;

· коммуникативная — передача, обмен информации;

· социально-культурная — документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей.

Специальные функции документов:

· правовая — одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере;

· организационная установка правовых отношений;

· управленческая — решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации;

· обучающая — передача знаний между людьми и поколениями;

· познавательная — получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений;

· мемориальная — передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием.

Унификация и стандартизация документов

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, является документирование.

Процессы организации и управления характеризуются значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению.

Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Суть унификации – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД)

УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

На государственном уровне разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Классификаторы – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды установлены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Наряду с ОКУД действует еще ряд классификаторов.

Например, Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор продукции (ОКП) и др.

Стандартизация процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

Суть стандартизации — заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты разработки при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Итогом работы по стандартизации могут быть как национальные стандарты на определенные виды документов (например, ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Требования по оформлению Организационно Распорядительных Документов».

Источник



Читайте также:  Стандартизация ка

Стандартизация и унификация

Унификация документов – установление одинакового комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и задания трафаретных текстов.

Стандартизация и унификация

Управленческие данные в больших массивах зафиксированы в виде разной документации. Практически во всех странах документ оборотный процесс в большинстве случаев наделён похожими показателями, имеющие качества неоднократного повторения. Именно таким образом трактуется управленческий процесс. Функциональные обстоятельства обладают собственной системой решения проблематичных моментов. По данной причине осуществляемые мероприятия регистрируются в формате документов. Периодически число аналогичной документации неоправданно огромных размеров. С целью избегания отрицательной тенденции, инициативно используется стандартизация и унификация документации.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации

Стандартизация и унификация дают значительный эффект в экономике. Данными методиками возможно:

  • Понизить расходы на создание, производство и оформление документации;
  • Понизить расходы на обработку документации;
  • Повысить степень результативности с помощью уменьшения времени на создание документации.

Неявный экономический эффект отражается в близости осуществляемых выводов к приемлемым вариациям с помощью увеличения качества документации.

В менеджменте применяется документация, в которой присутствует комплексная доля документа и текст реквизитов. Реквизиты являются разными, однако правило применяемые к реквизитам всегда стандартные. Предметами стандартизации, а также унификации считаются форма и состав, которые входят в структуру реквизитов.

Задачи усовершенствования документации

В числе главных целей, направленных на усовершенствование документации, подчеркивают: выбор реквизитов для процедуры унификации и постановку всеобщих условий к реквизитам, включённых в разную документацию. Во время унификации реквизиты обязаны в полном объёме отвечать предназначению документации, где данная документация применяется, и методикам обработки. Одни из главных целей усовершенствования форматов документации:

  • Приемлемое сокращение в многообразии перечня документации по формату и требованиям к оформлению;
  • Образование, а также продвижение, как необходимый норматив конкретного лимита, позволяющего применять особо продуктивные требования и форматы оформления документации.

Не нашли что искали?

Просто напиши и мы поможем

Аналогичные мероприятия предоставляют возможность хранить архивную документацию на продолжительный термин без ущерба качества и продуктивности применения. Стандартизация является деятельностью, направленной на определение параметров и требований для того, чтобы использовать документацию, добровольно и неоднократно. Стандартизация занимает значительное положение в процедурах урегулирования в разнообразных областях производственной деятельности, вдобавок при товарообороте изделий и увеличению конкурентной способности изделий, сервиса либо услуг.

Исходя из этого необходимо особенную заинтересованность выделять увеличению степени унификации и содержательности. Данные признаки увеличиваются по формату и существу. Данную цель возможно реализовать с помощью продвижения стандартизации документации. Стандартизация состоит из определённого количества особенных принципов. В первую очередь, это понятие устанавливает на продолжительный отрезок времени всеобщие национальные правила и нормативы, используемые во время разработки документации.

Стандартизация не исключительно устанавливает некоторое количество нормативов, которые обязательны повсеместно, кроме этого, обеспечивает гарантию выдерживания данных нормативов. Стандартизация предусматривает унификацию качеств и свойств документации на базе ввода и функционирования единообразных требований, видов и форматов для всей действующей документации. Кроме этого стандартизация фиксирует и продвигает характеристики и параметры документации, имеющие наиболее значимую функциональную обоснованность.

В данной ситуации документация имеет возможность полностью гарантировать самую высокую эффективность в управлении. Стандартизация в производственном процессе рассматривается в формате обязательных действий по использованию приемлемых нормативов и требований по регистрации документов. Данные нормативы и требования используются согласно регламенту для неоднократного и всеобщего применения. В Российской Федерации функционирует государственный стандарт по унификации структуры документооборота.

На основе данного государственного стандарта осуществляются процедуры создания и продвижения унифицированной структуры документооборота, которая имеет показатели организационного и управленческого функционирования. В делопроизводстве применяют ключевой стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, имеющий разнообразные грани использования. Обыкновенно данный стандарт функционирует для чёткого и конкретного формирования документации разных видов собственности, на предприятиях во время создания требований, распоряжений и стандартов по поддержке административных и руководящих функций.

Деятельность по стандартизации предполагает разные итоги. Эксперты создают и внедряют стандарты на конкретные типы документации, которая регламентирует всякую область жизнедеятельности граждан либо предприятий, кроме этого на их некоторые участки. Результатом деятельности по стандартизации периодически оказывается создание нормативов по унифицированной структуре документооборота.

Сложно разобраться самому?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Унификация на государственном уровне

Унификация документации производится на уровне государства и содержится в разработке и внедрении унифицированных структур документооборота. Непосредственно унификация появилась по причине необоснованного разнообразия документации. Был поднят вопрос о значительном уменьшении стандартных документов, таким образом начало осуществляться нормирование в документообороте. То есть наведение порядка в форме и структуре документации, в языковых конструкциях, и деятельности по обработке, созданию и сохранению данных. Унификацию возможно запечатлеть в процессе однообразного формирования форматов и содержания административной и руководящей документации, фиксирующей подобные процедуры и цели в сфере управленческой деятельности. Во время выполнения унификации осуществляется:

  • Создание и внедрение массивов отраслевых унифицированных видов документации.
  • Создание, продвижение и деятельность непосредственно унифицированных структуры документооборота.
  • Создание и внедрение отраслевых справочников технических и экономических данных, отражающих всю специфичность области использования.

В данной структуре находятся полностью все данные, необходимые для процедуры руководства в определённой сфере производства. Данную структуру создают и внедряют по обыкновению самые высокие организации администрации правительства страны. На сегодняшний день осуществляется создание и внедрение аналогичных справочников одновременно по многим направлениям, включительно тех, которые обеспечивают деятельность в области социальных, а также технических и экономических данных.

Согласно государственному справочнику Российской Федерации по управленческим документам осуществляют свою деятельность ключевые структуры управленческого документооборота: унифицированная структуры документооборота по труду, унифицированная структура исходных учётных документов, унифицированная структура документов банков, и некоторые другие унифицированные структуры документооборота, в полной мере обеспечивающие деятельность разнообразных организаций и предприятий Российской Федерации.

Читайте также:  Подуровни субъектов стандартизации

Стандартизация и унификация документации вплотную взаимосвязаны. Унификацию зачастую представляют в роли продуктивной методики стандартизации. Унификацию документации возможно производить индивидуально и независимо от стандартизации. В данной ситуации стандартизация как юридическое фиксирование правил, и норм унификации будет присутствовать как одна из методик её фактического отражения.

Источник

Унификация структуры текста служебного документа

10 сентября 2013

Унификация структуры текста служебного документа

Софья Ульянцева

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

  • приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов);
  • установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).
  1. Унификация структуры текста.
  2. Унификация языковых средств выражения.
  3. Разработка шаблонов документов.

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Документ состоит из тринадцати разделов:

  1. Oбщие положения.
  2. Порядок планирования и организации работы.
  3. Порядок подготовки и оформления решений федерального органа исполнительной власти.
  4. Порядок исполнения поручений.
  5. Порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении нормативного регулирования в установленной сфере деятельности (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
  6. Порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
  7. Законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания.
  8. Порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб и федеральных агентств.
  9. Правила организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.
  10. Порядок взаимоотношений с органами судебной власти.
  11. Порядок рассмотрения отдельных видов обращений.
  12. Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан.
  13. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.

Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:

  • полное и сокращенное фирменные наименования общества;
  • место нахождения общества;
  • тип общества (открытое или закрытое);
  • количество, номинальная стоимость, категория акций и типы акций, размещаемых обществом;
  • права акционеров — владельцев акций каждой категории (типа);
  • размер уставного капитала общества;
  • структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений;
  • порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
  • сведения о филиалах и представительствах общества.

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:

  • cостав учредителей (участников) общества;
  • размер уставного капитала общества;
  • размер доли каждого из учредителей (участников) общества;
  • размер и состав вкладов;
  • порядок и сроки внесения вкладов в уставный капитал общества при его учреждении;
  • ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
  • условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
  • состав органов общества;
  • порядок выхода участников общества из общества.

Устав общества должен содержать:

  • полное и сокращенное фирменное наименование общества;
  • сведения о месте нахождения общества;
  • сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
  • сведения о размере уставного капитала общества;
  • сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
  • права и обязанности участников общества;
  • сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
  • сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
  • сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.
Читайте также:  Государственная национальная система стандартизации рф

В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.

Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.

Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:

  1. Титульный лист.
  2. Оглавление.
  3. Общие положения, содержащие.
  4. Область применения.
  5. Термины и определения.
  6. Сокращения.
  7. Перечень ролей, участников процесса и их функции.
  8. Основные нормативные положения (процедуры процесса).
  9. Заключительные положения.
  10. Перечень документов, на которые даются ссылки.
  11. Перечень регламентных документов, утрачивающих силу с принятием настоящего документа.
  12. Приложения.

В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».

Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.

Источник

Унификация и стандартизация документов

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт – нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

Существуют следующие виды стандартов:

1. ГОСТы – государственные стандарты.

2. ОСТы – отраслевые стандарты.

3. СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.

Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

Источник