Стандартизация систем управления документацией

Стандартизация систем управления документацией

ГОСТ Р ИСО 30300-2015

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Основные положения и словарь

System of standards for information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary

Дата введения 2016-07-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30300:2011* "Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь" (ISO 30300:2011 "Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary", IDT).

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. — Примечание изготовителя базы данных.

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5)

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2019 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.

Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.

Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для высшего руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует применению лучшей деловой практики.

Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами (здесь и далее по тексту — СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:

a) распределением функций и ответственности;

b) процессным подходом;

c) измерением и оценкой;

d) анализом и улучшением.

Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие всем целям организации.

Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и подотчетность.

Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ. ИСО 15489-1, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, являются основными при проектировании, применении, мониторинге и улучшении документных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД, в случае если организации решают применять методологию ССМ.

ИСО 15489-1 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в отношении действий по управлению документами.

Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на рисунке 1.

Настоящие стандарты применяются как руководство по:

a) установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в сфере управления документами, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих документов;

b) определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении документов и политики управления документами, процедур, процессов и систем управления документами;

c) проектированию и внедрению СУД;

d) достижению качественных результатов от применения СУД посредством оценки ее эффективности и функционирования и постоянного совершенствования.

Настоящие стандарты предназначены для:

1) высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;

2) работников, ответственных за внедрение СУД, таких как специалисты по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.

Некоторые элементы настоящего документа могут быть объектом патентных прав. ИСО и Росстандарт не отвечают за указание о наличии таких прав.

Рисунок 1 — Схема: стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, и взаимосвязанные международные стандарты и технические отчеты

1 Область применения

Настоящий национальный стандарт устанавливает цели использования СУД, содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства. Стандарт применим к организации любого типа, которая желает:

a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;

b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;

c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:

1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или

2) подтверждения декларирования сторонней организацией, или

3) сертификации СУД сторонней организацией.

2 Основные положения СУД

2.1 Взаимосвязь СУД и системы управления

Все организации управляют документами, образующимися в процессе их деятельности по достижению поставленных целей.

СУД устанавливает политику, цели и основополагающие требования для управления документами организации и гарантирует, что документные системы соответствуют требованиям организации.

В рамках СУД организации разрабатывают, внедряют и контролируют документные процессы и средства управления ими в целях соответствия политике управления документами, целям и требованиям. Для этого необходимо определить, каким образом документные системы управляют документными процессами и средствами управления ими, а также, каким образом документы взаимодействуют со всеми системами управления в целях их оценки как доказательства результатов.

Документы создаются в рамках каждой системы управления, в том числе в СУД. В свою очередь, документы и способы управления ими являются частью новых видов организационной деятельности, таких как разработка новой продукции или услуг. Документы могут также использоваться для проверки работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности отвечают требованиям организации. Таким образом, СУД устанавливает (или определяет) требования к документам иных систем управления, как и к самим системам.

2.2 Организационная среда

Организация или группа организаций могут использовать все или отдельные элементы стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, в соответствии со сферой деятельности и требованиями ведения этой деятельности, с учетом следующих факторов:

a) размер и сложность организации (организаций) или процессов, в рамках которых требуется управлять документами;

b) степень риска ведения деятельности при применении средств управления документами, не отвечающих установленным требованиям;

c) стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и потенциальных требований заинтересованных сторон в будущем;

d) наличие особых требований или ожиданий заинтересованных сторон.

Стандарты на СУД, подготовленные ИСО ТК 46/ПК 11, могут быть использованы:

1) для одного или более специальных деловых процессов в организации;

2) для всей организации, охватывая все деловые процессы;

3) для нескольких организаций с совместными деловыми процессами, например в пределах сферы деятельности, между торговыми партнерами или в рамках партнерских отношений.

Читайте также:  Что такое день стандартизации

При применении стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, организации необходимо руководствоваться требованиями и нормами национального законодательства, нормативных и методических документов, а также стандартов, которые применяются в соответствующей сфере.

2.3 Потребность в СУД

Все организации независимо от их структуры, численности и характера деятельности генерируют информацию об осуществлении своих рабочих процессов. Документы как один из видов информационных ресурсов являются частью интеллектуального капитала организации, т.е. входят в ее активы.

Цель внедрения СУД состоит в постоянном управлении документами. Документы используются в процессе принятия решений и осуществлении соответствующей деятельности, а также гарантируют подотчетность имеющимся и возможным заинтересованным сторонам.

Цель внедрения СУД заключается в создании документов и управлении ими систематическим и контролируемым образом для того, чтобы:

a) эффективно осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги;

b) соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам, а также требованиям подотчетности;

c) оптимизировать принятие решений, обеспечить согласованность и непрерывность деятельности организации;

d) способствовать результативной деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций;

e) обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая управление рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств осуществления деятельности организации;

f) защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, а также имеющихся и возможных заинтересованных сторон;

g) поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по развитию;

h) способствовать деятельности организации в сфере продвижения товаров и услуг;

i) сохранять корпоративную и коллективную память и обеспечивать социальную ответственность.

Источник



Российские стандарты по управлению документами, разработанные на основе международных документов: краткий обзор

С тандартизация в области управления документами является одним из направлений деятельности Международной организации по стандартизации (International Оrganization for Standardization), разработавшей первый международный стандарт по управлению «деловой» документацией ISO 15489-1:2001.

Основополагающие организационно-методические стандарты по управлению документами разрабатывает Технический комитет ИСО 46 (ТК 46) «Информация и документация» (Information and Documentation) в рамках процессов стандартизации в предметной области, которая имеет обобщенное название «информация, библиотечное и издательское дело». Профильную деятельность ТК 46 по управлению документами осуществляет подкомитет 11 «Управление архивами/документами» (ТК 46 / ПК 11).

В Российской Федерации стандартизация процессов управления документами осуществляется Росстандартом, который действует через свой профильный технический комитет ТК 191 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» (СИБИД), являющийся симметричным комитетом ИСО / ТК 46 «Информация и документация».

В ТК 191 действует подкомитет ПК 4 «Управление документами», ведущую роль в котором играют специалисты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одновременно являющиеся экспертами ИСО от России.

В настоящее время в процессе создания нормативно-методической базы делопроизводства успешно применяются стандарты, которые последовательно разрабатывались ТК 191 с целью создания комплекса прежде всего взаимоувязанных требований к управлению документами. Требования и терминология международных стандартов ИСО по управлению документами нашли отражение и в действующих Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, и в Требованиях к информационным системам электронного документооборота, утвержденных Минкомсвязи в 2011 г.

В процессе организации системы делопроизводства, разработки системы электронного документооборота и при решении иных проблем организации работы с документами рекомендуем прежде всего опираться на комплекс национальных стандартов Российской Федерации, разработанных на базе основополагающих международных стандартов ИСО, связанных между собой нормативными ссылками. Это:

  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»;
  • ГОСТ Р ИСО 22310–2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Вступил в силу 01.07.2010;
  • Официальный перевод стандарта МЭК 1 82045-1 «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы». Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» 31.12.2009 № 4366/IEC.

Стандарты ГОСТ Р ИСО, подготовленные ТК 191

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие.

Источник

Стандартизация систем управления документацией

ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management system for records. Requirements

Дата введения 2018-08-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011* "Информация и документация — Системы управления документами — Требования" (ISO 30301:2011 "Information and documentation. Management systems for records. Requirements", IDT).

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. — Примечание изготовителя базы данных.

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.

Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.

Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует эффективности деловой практики.

Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами (СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:

a) распределением функций и ответственности;

b) систематизированными процессами;

c) измерением и оценкой;

d) анализом и улучшением.

Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующимися на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие целям организации.

Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и осознать суть общественных интересов.

Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ. ИСО 15489, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, являются основой при проектировании, применении, мониторинге и улучшении документных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД, если организации решают применять методологию ССМ.

Читайте также:  Основные задачи и направления стандартизации

ИСО 15489 является основополагающим стандартом, в котором представлена наиболее эффективная практика в работе с документами.

Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на схеме 1.

Настоящие стандарты предназначены:

1) для руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;

2) работников, ответственных за внедрение СУД, специалистов по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.

Схема 1 — Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, и взаимосвязанные международные стандарты и технические отчеты

На схеме 2 показана структура СУД и связь с потребителями и заинтересованными сторонами.

Схема 2 — Структура СУД

1 Область применения

Настоящий стандарт определяет требования к СУД для оказания помощи организации в выполнении ее обязательств, миссии, стратегии и целей. Он устанавливает требования к разработке и применению политики и целей в области документов, а также содержит информацию о процессах измерения и мониторинга деятельности.

СУД может быть разработана для организации или нескольких организаций, если они ведут совместную деловую деятельность. В тексте настоящего стандарта применение термина "организация" не ограничено одной организацией и также распространяется на иные организационные структуры.

Настоящий стандарт применим в любой организации, которая желает:

a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;

b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;

c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:

1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или

2) подтверждения декларирования сторонней организацией, или

3) сертификации СУД сторонней организацией.

Настоящий стандарт может быть внедрен вместе с иными ССМ. Особенно такое внедрение является целесообразным для предоставления свидетельств совместимости требований к документации и документам, закрепленных в иных ССМ.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:

ISO 30300, Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary (Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь)

3 Термины и определения

Для целей настоящего документа применяются термины и определения, приведенные в ИСО 30300.

4 Организационная среда

4.1 Понятие организации, ее внешней и внутренней среды

При формировании и анализе СУД организация должна принимать во внимание внешние и внутренние факторы, соответствующие организации и ее деятельности.

Выявленные и учтенные при формировании и анализе СУД внешние и внутренние факторы должны быть документально зафиксированы.

Внешняя среда организации может включать (перечень не является исчерпывающим):

a) социальную и культурную, правовую, нормативную, финансовую, технологическую, экономическую, естественную и конкурентную среды, которые могут быть представлены как на международном, так и на национальном, региональном или локальном уровнях;

b) важные факторы и тенденции, которые могут оказать влияние на цели организации;

c) взаимосвязи с внешними заинтересованными сторонами и их взгляды, ценности и ожидания.

Внутренняя среда организации может включать (перечень не является исчерпывающим):

1) руководство организации, организационную структуру, обязанности и полномочия, подотчетность (структуру подчинения);

2) политику, цели, а также стратегии их достижения;

3) потенциал организации, под которым понимаются ресурсы и знания (например, финансы, время, люди, процессы, системы и технологии);

4) информационные системы, информационные потоки и процессы принятия решений (как формализованные, так и не формализованные);

5) взаимосвязи внутри организации, организационную культуру, взгляды и ценности сотрудников организации;

6) стандарты, локальные нормативные акты и шаблоны, принятые в организации;

7) структуру и объем договорных отношений.

4.2 Деловые, правовые и иные требования

При разработке и анализе целей управления документами организация должна учитывать деловые, правовые, нормативные и иные требования, связанные с созданием и управлением документами.

Организации необходимо оценить и документально зафиксировать деловые, правовые, нормативные и иные требования, оказывающие влияние на ее деятельность, которым она должна соответствовать и подтверждение соответствия которым обязана предоставлять.

Деловые требования включают все требования для надлежащего осуществления операций или деловой деятельности организации. Они возникают в процессе осуществления текущей деловой деятельности, планирования и развития, управления рисками и планирования непрерывности осуществления деятельности.

Правовые требования включают требования, связанные с созданием и управлением документами. Источниками правовых требований являются:

a) нормы права и судебная практика, включая законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в отдельных отраслях;

b) законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к доказательству, документам и архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных и информации, а также электронной коммерции;

c) основополагающие нормативные документы организаций, уставы или соглашения, участником которых является организация;

d) договоры и иные соглашения, которые организация согласно действующему законодательству обязана соблюдать.

Иные требования включают добровольные обязательства, выполняемые организацией:

Источник

Стандарт предприятия. Управление документацией

Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом технического контроля

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ОАО «Компания» от » » 20__ г. №

3.Требования СТП СМК _________соответствуют требованиям
стандарта ISO 9001:2008

Содержание

1 Область применения и сфера действия
2 Нормативные ссылки
3 Определения и сокращения
4 Общие положения
5 Управление документацией
6 Ответственность и полномочия
7 Сопутствующие документы
8 Порядок внесения изменений
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

1 Область применения и сфера действия

1.1 Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению документацией системы менеджмента качества.
1.2 Настоящий стандарт распространяется на все подразделения и службы предприятия в рамках системы менеджмента качества ОАО «Компания».

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящем стандарте предприятия учтены требования следующих документов:
— ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
— ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования».
— ISO/TR 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества».

3 Определения и сокращения

3.1 Определения:
Документ — информация и соответствующий носитель;
Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
Дата введения документа — дата, с которой документ приобретает силу;
Оформление документа — набор реквизитов, установленных правилами документирования;
Официальный документ — документ на бумажном носителе с оригиналами подписей утверждения и согласования.
Подлинник документа — первый (контрольный) или единичный экземпляр официального документа;
Пользователь документа — должностное лицо, применяющее документ в своей деятельности;
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
Изменение документа — это дополнение или исправление содержания документа без изменения его обозначения;
Пересмотр — внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление нормативного документа;
Переиздание — новое печатное издание нормативного документа без изменений;
Новое издание — новое печатное издание нормативного документа, включающее изменения к предыдущему изданию;
Идентификация — процедура, предполагающая маркировку и этикетирование материалов, готовой продукции (единицы, партии и так далее), а также технической и технологической документации на них, обеспечивающих прослеживаемость использования или местонахождение данного объекта с целью выявления возможных причин несоответствий изготовленной продукции или дефектов производственных и технических процессов.

3.2 Сокращения:
РФ — Российская Федерация;
ОАО — открытое акционерное общество;
СМК — система менеджмента качества;
МИ — методическая инструкция;
СТП — стандарт предприятия;
ОТК — отдел технического контроля;
КТЦ — конструкторско-технологический центр;
РК — Руководство по качеству.

4 Общие положения

4.1 Цель управления документацией — своевременно обеспечить доступ к необходимой и актуальной документации каждому сотруднику предприятия.

4.2 Значение документации.
Документация дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:
а) достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества;
б) обеспечению соответствующей подготовки кадров;
в) повторяемости и прослеживаемости;
г) обеспечению объективных свидетельств;
д) оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.

4.3 Виды документов, применяемых в системе менеджмента качества.
В системе менеджмента качества применяются следующие виды документов:
а) документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования; к таким документам относится руководство по качеству;
б) документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким документам относятся планы качества;
в) документы, устанавливающие требования; к таким документам относятся спецификации;
г) документы, содержащие рекомендации или предложения; к таким документам относятся методики;
д) документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;
е) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи.

Читайте также:  Роль место стандартизации управлении качеством

4.4 Структура документации СМК постоянно развивается и совершенствуется. Перспективная структура документации доступна по адресу: …

5 Управление документацией

5.1 Состав работ по управлению документацией СМК:
a) проверка документов на адекватность до их выпуска;
б) анализ и актуализация по мере необходимости и переутверждение документов;
в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;
д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;
ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

5.2 Организация разработки, актуализации и введение в действие документов.
Разработка, актуализация каждого документа ведется в три последовательно выполняемые стадии:
— первая стадия — разработка проекта, актуализация первой редакции документа и направление его на отзыв в соответствующие заинтересованные подразделения с целью анализа до его утверждения;
— вторая стадия — обработка отзывов, разработка окончательной редакции документа, согласование его с заинтересованными подразделениями и утверждение генеральным директором предприятия;
— третья стадия — регистрация, обеспечение доступа пользователей, внесение изменений и изъятие устаревших.
Все актуальные версии документов организации (СТП, МИ, РК и др.) доступны по адресу…
Примечание: порядок разработки, требования к построению, оформлению, управлению должностными инструкциями, Положениями о подразделениях, стандартами предприятия (СТП СМК), методическими инструкциями (МИ СМК) регламентированы в МИ СМК 4-001, МИ СМК 5-001, МИ СМК 5-002, СТП СМК 4-001.

5.3 Необходимость разработки дополнительных документов и пересмот-ра существующих документов могут быть вызваны производственной необходи-мостью (изменения организационной структуры предприятия, существенными изменениями в технологии производства продукции), по результатам корректи-рующих или предупреждающих действий, пересмотром международных стан-дартов в области качества, по результатам внутренних и внешних аудитов;

5.4 Учет документов.
5.4.1 Контрольные экземпляры документов на бумажном носителе хранятся в папке с надписью «контрольные экземпляры» в ОТК, на каждом ставиться штамп «контрольный экземпляр».
5.4.2 При предоставлении документов СМК сторонним организациям на них не ставится какая-либо отметка, что свидетельствует об отсутствии каких-либо гарантий по актуальности настоящего экземпляра. Решение о предоставлении документов сторонним организациям принимает представитель руководства в области качества.

5.5 Управление конструкторской и технологической документацией регламентированы СТП СМК 7-014 (7-014/1), СТП СМК 7-015, СТП СМК 7-006.

5.6 ОАО «Компания» ежегодно заключает договор с ОАО «Организация» на оказание услуг по предоставлению необходимой нормативно-технической документации. Перечень услуг уточняется в ежемесячном плане, который утверждает директор по технологии и качеству предприятия.

5.7 Подразделения ОАО «Компания» могут пользоваться необходимыми для их деятельности внешними документами в бюро стандартизации ОАО»Организация», рабочие учтенные экземпляры при этом пользователям не выдаются, кроме КТЦ и ОТК, вся внешняя нормативная документация, имеющаяся в подразделениях должна иметь отметку в рукописном виде «Для справок» за подписью ответственного за ведение документации СМК подразделения.

5.8 Конфиденциальность.
Цель юридической защиты состоит в сохранении интеллектуальной собственности предприятия, так как все документы системы менеджмента качества, за исключением Руководства по качеству, являются документами внутреннего пользования и не должны предоставляться сторонним организациям без разрешения представителя руководства в области качества.

5.9 Управление «Политикой в области качества» предусматривает следующие этапы работ:
— разработка высшим руководством концепции Политики в области качества (далее — Политика);
— обсуждение концепции Политики на директорате;
— корректировка концепции Политики по результатам ее обсуждения и выпуск на ее основе проекта с последующим подписанием высшим руководством предприятия и утверждением генеральным директором;
— тиражирование, доведение Политики до всего персонала организации;
— актуализация Политики в зависимости от требований времени, требований международных и Государственных стандартов, а также Законов Российской Федерации и условий потребителей;
— отмена, изъятие и утилизация устаревшей Политики.

5.10 Доведение Политики до сведения всех подразделений и служб организации осуществляет ведущий инженер по СМК ОТК совместно с отделом кад-ров и руководителями подразделений и служб предприятия.
Доведение последнего варианта Политики до сведения всех вновь принятых осуществляется ознакомлением с текстом Политики и подписью в журнале при приеме на работу в отделе кадров предприятия;

5.11 Отмененные и изъятые устаревшие варианты Политики, подлежат уничтожению. Один экземпляр отмененной Политики хранится в ОТК в течение 5-ти лет.

5.12 Разработка Руководства по качеству осуществляется ведущим инженером по СМК ОТК совместно с руководителями подразделений и специалистами соответственно по разделам, относящимся к их компетенции по направлению деятельности. Управление «Руководством по качеству» аналогично управлению Политикой п.5.9, 5.10,

5.13 Документы, пришедшие в негодность, изымаются из обращения и уничтожаются. Негодными признаются документы, которыми невозможно пользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов. Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут ответственные за ведение документации СМК подразделений и непосредственные пользователи.

5.14 Отмена (аннулирование) документов производится:
— при пересмотре документа;
— при выявлении необходимости соединения нескольких действующих до-кументов в один или разделения одного документа на несколько с целью более полной детализации установленных требований;
— при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства, номенклатуры выпускаемой продукции;
— при изменении вида документа (например, перевод инструкции в стандарт предприятия или наоборот);
— в других обоснованных случаях.

5.15 Отмененный документ изымается из обращения и утилизируется (в подразделениях за это отвечают ответственные за ведение документации СМК).

5.16 Электронные версии документов и изменений к ним, доступные толь-ко для чтения, размещаются ведущим инженером по СМК ОТК по адресу…

5.17 По мере утверждения и введения новых документов, а также отмены утративших действие документов, электронная библиотека документов и Журнал регистрации у ведущего инженера СМК дополняются и обновляются в течении трех дней со дня утверждения документа.

5.18 Электронные файлы, находящиеся по адресам из п. 5.15 и доступные только для чтения, являются актуальными рабочими экземплярами документов СМК. После печати данные файлы становятся «неучтенными копиями» и их акту-альность может быть поставлена под сомнение. Об актуальности свидетельствуют отсутствие записей или наличие идентичных записей в Листах регистрации изме-нений рабочей версии СТП и неучтенной копии.

6 Ответственность и полномочия

6.1 Ответственность за координацию работ и организацию взаимодействия между подразделениями предприятия по управлению документацией СМК несет заместитель директора по качеству — начальник отдела технического контроля.
6.2 Ответственность за управление документацией СМК в подразделениях возлагается на ответственных за ведение документации СМК, назначенных приказом по предприятию.
6.3 Ответственность за внешний вид документа, находящегося на рабочем месте в цехах, возлагается на пользователя этого документа.
6.4 Контроль за правильностью изложения и оформления документации осуществляет ведущий инженер по СМК ОТК.
6.5 Ответственность за соблюдение требований документации СМК в подразделении несут руководители подразделений.

7 Сопутствующие документы

7.1 СТП СМК 4-001 — «Методические инструкции. Общие положения».
7.2 МИ СМК 4-001 — «Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению стандартов предприятия».
7.3 МИ СМК 5-001 — «Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению положения о подразделении».
7.4 МИ СМК 5-002 — «Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению должностной инструкции».
7.5 СТП СМК 7-014 — «Технологическое обеспечение деятельности предприятия. Порядок разработки и внедрения технологических процессов, виды и комплектность технологической документации».
7.6 СТП СМК 7-015 — «Технологическое обеспечение деятельности предприятия. Правила хранения, выдачи и внесения изменений в технологическую документацию».
7.7 СТП СМК 7-006 — «Порядок проектирования и постановки продукции на производство».

8 Порядок внесения изменений

8.1 Процедура внесения изменений в данный стандарт регламентируется МИ СМК 4-001.
Начальник ОК

Ведущий инженер по СМК

Представитель высшего руководства в области качества
Начальник юридического отдела

Источник