Сканирование документа гост



Сканирование

Если Ваша работа связана с документами, то очень важно знать основы сканирования всей исходящей информации. Мало кто знает, но существует предельно простой способ сканирования документов, который можно осуществить без скачивания каких-то дополнительных программ и драйверов.

Сканирование документов необходимо для подачи или обработки документации в электронном виде. Официальные бумаги, подвергнутые сканированию, не должны впоследствии обрабатываться, поскольку это является подделкой документов. В этом случае вы рискуете попасть под контроль правоохранительных органов и понести наказание, установленное законодательством Российской Федерации.

Услуги сканера особенно востребованы в последнее время. Они необходимы при работе в офисе, учебе, а также для подачи документов в различные инстанции в электронном виде. Такой формат информационных носителей гораздо упрощает отправку документов и полноценно заменяет факс. Плюсом сканирования является его простота в использовании. Если вы знаете, в каком формате сканировать документы, то вся процедура занимает буквально пару минут.

Стандартные программы, используемые сканером, лучше заменить на более современное и продвинутое программное обеспечение. Что это даст? Специализированные программы позволяют улучшить и упростить использование девайса и дают возможность получить доступ ко всем возможностям устройства. Как правило, они имеют расширенный список инструментов, помогающих корректировать отсканированные документы. Это может понадобиться для коррекции цветов и более серьезной работы.

В век повсеместной компьютеризации перед многими компаниями встает необходимость перевода бумажных документов в электронный формат. Это востребовано для отправки данных через Интернет, для создания удобного электронного архива и решения других задач.

Перевести информацию с бумажных носителей в электронный формат можно вдвое быстрее, если одновременно обрабатывать обе стороны листа. Двустороннее сканирование документов позволяет экономить время, сокращать трудозатраты и в кратчайшие сроки оцифровывать масштабные архивы с большим количеством материалов.

Электронный формат хранения информации удобнее по сравнению с бумажными носителями. При большом количестве исходников целесообразно заказать услугу автоматического сканирования документов. Это позволит в минимальные сроки получить структурированный оцифрованный архив и освободить помещения, ранее использовавшиеся для хранения бумаг.

Перевод книг, статей, делопроизводства и прочих носителей в электронный формат имеет массу преимуществ. Быстрое сканирование документов позволяет в кратчайшие сроки создавать архивы, структурировать и систематизировать информацию, разграничивать доступ к ней в зависимости от полномочий и компетенции персонала. Также формируются удобные каталоги, делаются резервные копии, решаются иные задачи.

Набор текста с бумажных носителей неэффективен, требует времени и усилий, при этом высока вероятность ошибок по причине человеческого фактора. Чтобы быстро перевести информацию в электронный формат, закажите сканирование и распознавание документов в Мастерской печатных дел «Копировальня». Результатом процедуры является файл, который впоследствии может редактироваться и корректироваться в программах, предназначенных для работы с текстами.

Бумажный документооборот устарел и признан неэффективным. Чтобы привести его в современный вид и избавиться от обилия тяжелых папок, закажите сканирование документов в архив. Услугу предоставляет копировальный центр «Копировальня» — мы работаем с любыми объемами, учитываем требования клиента, переводим архивные документы с бумажных носителей в электронно-цифровой формат в кратчайшие сроки.

Важным преимуществом формата PDF является небольшой размер файлов, особенно по сравнению с JPEG и прочими графическими расширениями. Сканированием документов в ПДФ можно заниматься самостоятельно либо обращаться для этого в специализированную компанию.

В первом случае следует использовать соответствующие программные средства. В их числе Scan2PDF, RiDoc, Adobe Acrobat, ABBYY Fine Reader и пр. Некоторые из них бесплатны и находятся в свободном доступе, другие требуют приобретения соответствующих лицензий. Также есть аналогичные продукты на облачных сервисах. Кроме этого, встроенные приложения для конвертации имеются в операционных системах Windows и Mac OX S.

«Копировальня» на Таганке — это универсальный копицентр, где вы сможете распечатать, отксерокопировать и отсканировать чертежи любых форматов. Мы работаем с проектной документацией, и в результате сканирования получаем копии, соответствующие нормам ГОСТа, СНиП и ТУ.

В офисе нам постоянно требуется сканирование, распечатка документов. Договоры, бухгалтерские и кадровые документы, внутренние докладные и служебные записки оформляются на обычных листах А4, с которыми работает все без исключения офисное оборудование. Трудности могут возникнуть, если требуется выполнить широкоформатное сканирование документов.

Сканирование, обработка документов – важный этап документооборота любой компании. Невозможно представить себе современное предприятие без электронного архива или e-mail. Личные дела сотрудников, договоры, бухгалтерские документы, проекты, схемы и графики – все эти важные для функционирования любой организации документы в обязательном порядке переводятся в цифровой вид. Правильно организованные базы данных, содержащие отсканированные документы, значительно упрощают рабочий процесс. Кроме того, можно не беспокоиться об утрате или порче информации, содержащейся на бумажных носителях, так как она полностью дублируется в цифровом виде.

Читайте также:  Гост полиэфирный шелк

Первый вопрос, который возникает у всех, кто сталкивается с необходимостью перевода бумажной документации в электронный вид – где сканировать документы? Несколько листов вполне можно обработать на офисном сканере, а вот работа с большими объемами и нестандартными размерами документов под силу только лишь профессионалам – копировальным центрам.

Сканирование больших объемов документов сложно выполнить на простом офисном оборудовании, а когда необходимо перевести в электронный вид чертежи или инженерную документацию больших или нестандартных размеров, сделать это без помощи специалистов копировального центра просто невозможно. Оборудованные по последнему слову техники центры инженерной печати справятся с любой задачей, касающейся обработки технической документации, в минимальные сроки, а себестоимость сканирования одного экземпляра будет тем ниже, чем больше документов нужно перевести в электронный вид.

Услуги пакетного сканирования документов в Москве предоставляют сотни копицентров. Востребованность услуги перевода бумажных носителей информации в электронный вид легко объяснить. С развитием компьютерных технологий и Интернета работать с документами стало гораздо удобнее. Цифровую копию договора, чертежа, многостраничного проекта или книги легко сохранить, организовав доступ к источнику информации из любой точки планеты. Электронные документы можно отправлять по почте, редактировать, систематизировать, создавать онлайн библиотеки и электронные архивы.

Развитие электронного документооборота способствует переводу делопроизводства в цифровой формат. В связи с этим у предприятий и частных лиц возникает необходимость сканировать многостраничные документы. Сущность операции заключается в переводе информации с бумажного носителя в электронно-цифровой формат.

Преимущества очевидны: не нужно хранить массивные канцелярские папки, тратить время на поиск необходимых бумаг в громоздких архивах. Требуемая информация всегда будет открываться несколькими щелчками мыши.

За годы работы на каждом предприятии скапливается огромное количество различных документов: договоров, отчетов, кадровой документации, проектов и чертежей. Еще не так давно под их хранение выделялись большие площади. Помещение, оборудованное под архив, должно было отвечать требованиям пожарной безопасности, оснащаться системой контроля температуры и влажности воздуха, стеллажами и системами хранения. Работать с бумажными архивными документами было непросто: поиск нужного проекта или договора мог отнимать много времени, кроме того, одновременно доступ к документу мог иметь только один сотрудник.
С появлением компьютеров ситуация начала меняться в лучшую сторону. Стали появляться электронные архивы, в которых вся важная информация была собрана в цифровом виде.
Но что делать с бумажными документами, у которых нет электронной копии? Наиболее простой способ сохранить их – перевести в цифровой вид с помощью сканирования.

Сканирование проектов дает возможность инженерным и проектным компаниям создать грамотную систему документооборота и архивирования документов. Для того чтобы идти в ногу со временем и не отстать от конкурентов, надо всегда быть на шаг впереди. Внедрение современных компьютерных и информационных технологий в бизнес процессы дает компании ощутимое преимущество перед конкурентами. Оперативный доступ к информации, быстрая ее обработка, использование современного ПО — важные составляющие работы передовой компании. Сканирование больших документов и создание электронных копий чертежей и проектов значительно облегчает работу с ними. Проект легко передать по почте, организовать совместный доступ к документу для всех заинтересованных лиц с возможностью оставлять комментарии и замечания в процессе работы.

При наличии бумажной версии документа, в которую срочно требуется внести определенные поправки, возникает необходимость сканировать документ в ворд. Это можно выполнить в несколько основных этапов. Сначала сделать электронную копию документа в формате pdf, а затем, используя специальную программу (конвертер форматов) документ из pdf в doc. С данной задачей легко и просто справиться подготовленный специалист копицентра. К нему стоит обратиться в нужный момент.

Сканирование документов — это процесс, при котором бумажные версии документов переводятся в электронный вид. Выполняется операция с помощью специального аппарата, называемого сканером, который может быть:

  • планшетным;
  • листопротяжным;
  • ручным;
  • барабанным.

В зависимости от типа обрабатываемых документов используется тот или иной вид устройства. Планшетные сканеры — самые распространенные аппараты, которые часто устанавливаются в домах и офисах и используются для простых операций по сканированию документов для личных и бизнес целей. Барабанные сканеры и МФУ относятся к профессиональным аппаратам, работа с которыми требует специальных навыков. Такие устройства используются в копировальных центрах для создания, в том числе, четких и максимально точных копий чертежей и проектной документации.

Использовать планшетный сканер или Фотошоп?

Часто возникает необходимость в сканировании чертежей, которые прошиты и скреплены печатью, т.е. использовать протяжной сканер не представляется возможным. Можно найти планшетный сканер, но задача эта нелегкая, т.к. это дорогое оборудование в копицентрах редко его устанавливают. Или можно сделать сканирование в форматах А3, а дальше собрать чертеж в программе фотшоп.
Современному копировальному центру для успешного функционирования необходимо следовать следующим правилам:
• адаптировать свой рабочий график под режим, который подходит заказчику;
• набирать в штат активных работников, готовых изучать новые технологии и ответственно относиться к порученным заданиям;
• закупать и устанавливать оборудование, отвечающее современным требованиям, предъявляемым к печати;
• формировать адекватные цены на услуги и регулярно предоставлять клиентам скидки.

Читайте также:  Портвейн гост 7208 84

Источник

Сканирование документа гост

Уважаемые клиенты, в нашей компании принято работать не с оригиналами, а с электронными копиями ваших весьма ценных документов. В связи с этим мы просим вас придерживаться следующих общепринятых требований к сканированию документов.

Сканирование — процесс перевода в цифровую форму (оцифровка) включает в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF.

Страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI.

Страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в режиме RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI.

Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части чёткости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста.

Требования к доступности информации

  • Файлы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках.
  • Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого файла.
  • Не допускается устанавливать в файлах парольную защиту на открытие файла.
  • В качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных материалов должны использоваться TIFF (для документов формата более А4) и PDF (основной формат). Использование других форматов не рекомендуется.
  • Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после сканирования такого документа должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа.
  • В случае сканирования документа, состоящего из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG.
  • Формат PDF используется для полного представления документа в электронном виде. PDF-документ должен представлять собой многостраничный электронный документ (файл) в формате PDF.

Требование к названию файла.

Название файла должно начинаться с даты его подписания, выдачи или создания в бумажном варианте (год, месяц, день), к примеру, «2016-01-01_договор_купли-продажи_доли_в_уставом_капитале_ООО_ЮРИСТ КАЛИНИНГРАД_№_55».

В случае возникновения сложностей наши специалисты готовы вам оказать посильную помощь. Просим обратить внимание, что время, затраченное на приведение документов в соответствие требованиям, также тарифицируется.

Также рекомендуем ознакомиться с нашей заметкой Создаем PDF в Windows 10 , в которой расскажем о том, как можно распечатать любой документ сразу в PDF.

Источник

Арбитражный суд Вологодской области

Арбитражный суд Вологодской области объявляет о приеме документов на замещение должности государственной гражданской службы секретарь судебного заседания на условиях срочного служебного контракта.

11.06.2021

В Арбитражном суде Вологодской области состоялся День открытых дверей.

09.06.2021

Памяти Константина Николаевича Смирнова.

Справка по анализу порядка сканирования судебных документов в Арбитражном суде Вологодской области

Справка

по анализу порядка сканирования судебных документов в Арбитражном суде Вологодской области.

I.Общие положения.

Во исполнение пункта 3.2 плана работы Арбитражного суда Вологодской области на 1-е полугодие 2020 года проведен анализ работ по сканированию документов на текущий момент на предмет возможности перехода на режим сплошного сканирования (перевод в электронный вид всех поступающих в суд документов и судебных дел).

В целях создания электронного дела в Арбитражном суде Вологодской области с 2013 года ведется работа по сканированию судебных документов путем перевода с бумажного носителя в электронный формат, с последующим размещением в Картотеке арбитражных дел.

Всегда работы по сканированию, обработке и размещению на информационный ресурс поступающих в суд документов осуществлялись третьими лицами на конкурсной основе посредством заключения государственного контракта на оказание услуг по сканированию и обработке судебных дел.

В соответствии с условиями контракта и доведенными лимитами бюджетных ассигнований, в 2019 году работа по сканированию документов осуществлялась двумя операторами сканирования, объем выполняемой работы определен 9 200 листов в день. Переводу документов в электронную форму подлежали судебные дела упрощенного порядка и судебные дела апелляционного, кассационного производства.

Работы по сканированию документов в нашем суде осуществляются в соответствии с Регламентом по порядку сканирования документов, поступающих в Арбитражный суд Вологодской области и формированию судебных дел в электронном виде, утвержденного приказом председателя суда от 29.09.2015 № 01-03/31.

Читайте также:  Псб с35 гост

Настоящим Регламентом определены порядок и сроки передачи для сканирования документов и судебных дел общего искового порядка и упрощенного производства, порядок сканирования и обработки судебных документов, установлены критерии проверки качества сканирования документов и размещения их на информационный ресурс.

II.Текущая работа по сканированию.

По результатам проведенного анализа установлено, что за 2019 год Арбитражным судом Вологодской области отсканировано и размещено в Картотеке арбитражных дел всего 1 482 360 листов судебных документов, из них 1 037 652 листов составило по упрощенному порядку и 444 708 листов по делам общего искового порядка (апелляционного, кассационного производства).

Следовательно, по калькуляции средняя дневная норма отсканированных в суде документов на двух операторов сканирования составляет 5 615 листов судебных дел и документов, из которых 70% приходится на упрощенный порядок – 3 930 листов дела и 1 684 листов дела по апелляционному, кассационному производству.

Таким образом, каждый оператор сканирует и размещает в КАДе ежедневно порядка 2 807 листов.

Для сравнения за аналогичный период 2018 года средняя нагрузка на одного оператора сканирования документов упрощенного производства составляла 1 420 листов в день, а показатель количества отсканированных листов дел общего производства едва достигал 800 листов в день.

Вместе с тем, Методикой расчета нагрузки одного работника арбитражного суда по переводу документов в электронный вид (сканированию) для формирования электронных баз данных и данных для формирования электронных архивов федеральных арбитражных судом, утвержденной приказом Судебного Департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.01.2019 № 5-ВС-393/19 (далее – Методика) установлена предельная нагрузка на одного работника и количество листов, подлежащих сканированию в течение одного рабочего дня, равная 1 050 листов дела.

В разделе 4 настоящей Методики приведет расчет затрат времени на перевод документов суда в электронный вид. В качестве базовых показателей норм нагрузки применяется среднее время перевода материалов одного типового документа (1 том дела, состоящий из 150 листов) в электронный вид и количество листов, обрабатываемых в день одним работником.

Используя приведенные выше базовые показатели, мы провели практический эксперимент по расчету предельной нагрузки и количества листов, подлежащих сканированию в течение одного рабочего дня, одним работником.

Эксперимент проводился в два этапа сканирования:

— типовое дело (в количестве 50 листов) упрощенного производства;

-типовое дело апелляционного и кассационного производства в одном томе, состоящее из 150 листов.

Расчет затрат времени на перевод документов суда в электронный вид (общий порядок)

Источник

Управление документами

Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.

Контроль исполнения

Состояния документа. Предусмотрено пять состояний документа:

Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.

Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.

Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.

Сведения об электронной подписи отображаются и в списках, и в карточках документов и файлов. Подпись не нужно проверять каждый раз, открывая документ — результат проверки сохраняется. Установить подпись можно командой «Подписать» в карточке документа или файла. Использовать усиленную квалифицированную подпись просто:

Источник