Порядок разработки систем менеджмента качества

Порядок разработки систем менеджмента качества

Внедрение системы управления качеством помогает предприятиям стандартизировать свою управленческую деятельность под общепризнанные стандарты ISO 9001.

Цели внедрения системы управления качеством

С помощью системы управления качеством предприятия можно решить различные задачи, которые в дальнейшем приведут к экономическому росту компании. Система поможет стабильно выпускать продукцию и контролировать её качество. Также это способствует повышению объемов производства, выходу на новые рынки сбыта.

Повышение качества выпускаемой продукции делает возможным продавать её дороже, увеличивает общую конкурентоспособность предприятия, а также стабилизирует финансовое состояние организации. На каждом этапе жизненного цикла продукции существуют свои требования системы качества. Все изменения производятся поэтапно.

Внедрение системы качества на предприятии затрагивает не только товарно-производственную сферу. Также это касается установления высокого уровня сервисного обслуживания для предприятий, деятельность которых связана с предоставлением услуг. Сюда могут относиться: обслуживание клиентов, количественные и качественные стандарты работы. Также система управления качеством регулирует менеджмент предприятия. Она позволяет оптимизировать руководство людьми и процессами на предприятии. В дальнейшем качество принимаемых управленческих решений возрастет, отдача от бизнес-процессов повысится.

Этапы разработки и внедрения системы управления качеством

Анализ и подготовка

Для постановки корректных целей и достижения необходимых результатов нужно знать существующее положение на предприятии. Всему этому предшествует составление подробного плана с указанием того, чего необходимо добиться в результате внедрения системы управления качеством.

Первым шагом является составление соответствующей документации. Кроме документации по проекту, это должен быть приказ руководителя, в котором должны быть указаны цели проекта, ответственные лица за внедрение и состав участников.

Выбор главного ответственного лица должен осуществляться по критериям реального властного воздействия и наличия свободных временных ресурсов для руководства проектом.

Рабочая группа реализации проекта не должна быть многочисленной. Для предприятий, где работает до 100 человек, достаточно 6-8 участников. Руководитель группы должен иметь полномочия на взаимодействие со всеми отделами компании, так как по ходу работы будет возникать потребность в широких коммуникациях с разными структурами предприятия.

Затем необходимо ознакомиться со всеми стандартами и требованиями системы качества ISO 9000 и обучить рабочую группу. Без детального ознакомления нельзя будет провести анализ деятельности и существующей ситуации.

После этого проводится анализ текущего положения предприятия. Сравниваются существующие порядки работы и стандарты качества с теми, которые предлагает система ISO 9001. Данные можно собирать с помощью наблюдения за бизнес-процессами, проведения сравнительных анализов, а также анкетирования персонала разного уровня.

В результате мы имеем информацию о бизнес-процессах предприятия (обеспечительные и основные). На основании этого можно сделать вывод, какие из них требуют модернизации. В процессе сбора информации выявляются несовершенства в системе регламентирующей документации.

Разработка документов и изменения процессов

В ходе этого этапа разрабатывается документация и вносятся изменения в порядок работы персонала и бизнес-процессы. Эталоном является международный стандарт ISO 9001, устанавливающий требования к системам качества.

Сначала необходимо спроектировать систему: какие основные процессы будут включены в систему, как она будет функционировать и расширяться в будущем. Это может быть сделано на примере одного какого-то процесса, товара или услуги. Когда будет разработана и внедрена система для одного процесса, товара или услуги, то в дальнейшем можно будет перенести позитивный опыт на другие. Строить систему управления качеством необходимо постепенно, увеличивая её масштаб и сферу применения.

Затем нужно определить и документально зафиксировать все бизнес-процессы предприятия. Для этого сначала необходимо произвести данную операцию с имеющимися процессами, входящими в область системы качества. Затем стоит создать то же самое, но только со внесенными изменениями.

Внесение любых изменений задевает интересы сотрудников предприятия. Чтобы изменения стандартов работы были восприняты позитивно, необходимо разъяснить сотрудникам, в чем преимущества данного процесса, какие выгоды от этого получат предприятие и отдельный работник конкретно. Для выполнения этого условия нужно, чтобы рабочая группа по внедрению системы управления качеством обладала реальными административными полномочиями и соответствующей квалификацией. Если люди увидят быстрые позитивные изменения, то с большим доверием будут относиться к данным нововведениям. В этом случае вам важно выстроить правильную систему документации и эффективно спланировать изменения в бизнес-процессах.

Последним шагом является составление подробной документации. Данная документация называется «карта процессов». В ней подробно отражается каждая бизнес-процедура и ее последовательность. Для каждой отдельно расписывается порядок получения и отдачи данных, критерии качества. Карта процесса должна быть составлена таким образом, чтобы любой сотрудник мог осознать свое место в цепочке процессов и четко понимал, что от него требуется. Дополнительно для этого создаются регламенты обязательных процедур, изменяются должностные инструкции и пр.

Лучше всего проводить процесс разработки документации и вносить изменения в существующую систему параллельно. Внедрение должно сопровождаться обучением персонала. Процесс тестирования осуществляется силами рабочей группы проекта по внедрению системы качества.

Как внедрить систему ISO 9001: алгоритм

Каким предприятиям необходимо внедрение системы ISO 9001? Какие существуют критерии внедрения данной системы? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье по ссылке.

Также редакция журнала «Генеральный Директор» подготовила пошаговый алгоритм внедрения системы ISO 9001 в бизнес-процессы вашей компании.

Аудит и доработка системы

После составления документации и запуска работы системы качества необходимо провести аудит и на основании его результатов доработать систему. Цель данного этапа: подготовить работу системы качества для сертификации. Здесь также происходит получение необходимого в дальнейшем аудиторского опыта уполномоченными на то сотрудниками.

Сначала следуют провести подготовку и правильно спланировать аудит. Для этого из числа рабочей группы и привлеченных специалистов составляется команда аудиторов. Затем по каждому подразделению, которое в дальнейшем войдет в перечень сертификационного аудита, составляется программа проведения и план проверки. Должны быть подготовлены необходимые опросники. Последним этапом будет издание приказа об аудите и установление сроков его проведения.

После этого аудиторы ведут проверку сотрудников: насколько те поняли информацию, изложенную в картах процессов, как выполняют новые процедуры. В ходе каждого интервьюирования и тестирования должны выявляться несоответствия. Каждое нарушение должно фиксироваться и по нему составляться протокол. Также проверяется, находиться ли на рабочих местах документация, ведутся ли соответствующие записи и пр.

Когда собрана вся информация, то производится подготовка отчета об аудите. Группа, ответственная за проведение аудита, подготавливает заключения по каждой области, в которой была осуществлена проверка. Обязательным условием является составление статистики. Затем отчет визируется главные лицом по внедрению системы качества и предоставляется руководству организации, которая выносит решение о готовности или неготовности предприятия к сертификации по стандартам ISO 9001.

Вместе с руководством подразделений и отделов, где были выявлены несоответствия и нарушения системы качества, аудиторы подготавливают корректирующий план. В этом случае ответственность возлагается на руководителей тех отделов или подразделений, где были выявлены несоответствия.

После этого все недочеты должны быть исправлены, и через некоторое время команда аудиторов устраивает повторную проверку, обращая особое внимание на выявленные в прошлом несоответствия. Все корректирующие меры должны быть эффективны и реально внедрены в поле деятельности.

Сертификация

Чтобы ваша система управления качеством была лицензирована, вам нужно получить соответствующие сертификаты. Для этого вам следует подготовить ряд документов для предоставления в сертифицирующий орган:

  • Заявление на сертификацию.
  • Расширенную документацию по картам процессов.
  • Политику компании в сфере качества.
  • Внутренние регламенты и инструкции.
Читайте также:  Системы менеджмента качества методики анализа

Затем в установленный законом срок сертифицирующий орган проверяет все представленные документы. На этапе экспертной оценки может происходить очное ознакомление сотрудников сертифицирующего органа с системой качества на предприятии. По итогам экспертизы фиксируются несоответствия между стандартами и имеющейся системой управления качества. Чаще всего ни одна компания не может пройти сертификацию с первого раза. В таком случае сертифицирующий орган предоставляет протоколы несоответствий и дают срок на их устранение. Задача предприятия – внедрить элементы системы управления качеством, которые не соответствовали, в деятельность предприятия и подать повторное заявление.

Когда все несоответствия исправлены, то происходит сама сертификация. Предприятие получает сертификат о том, что его деятельность подходит под стандарты управления качеством по системе ISO 9001. Назначается график и периодичность повторных аудитов, которые будут подтверждать сертификацию.

Вывод

Внедрение системы управления качеством даст предприятию большие преимущества. Кроме того, что это оптимизирует бизнес процессы, это является большим плюсом к имиджу и репутации предприятия.

Но каждый руководитель, который запланировал внедрение такой системы у себя на предприятии должен понимать, что это сложный процесс. Для его реализации требуется большие человеческие и временные ресурсы, а также выполнение конкретных поэтапных действий.

Источник



Как разработать и внедрить вашу систему менеджмента качества?

Источник: компания «Bizmanualz». Это компания, располагающаяся в городе Сент-Луис, штат Миссури, США. Организация имеет членство в американской организации ASQ (American Society for Quality, – ред.), ставящей своей задачей продвижение современных методов качества в мире.

Преследуйте правильные цели при разработке системы

Разработка и применение на практике СМК – как и последующий аудит соответствия – требуют времени и сил. Если вы взялись за это дело исключительно по маркетинговым соображениям, если думаете, что быстренько с наскока и за несколько месяцев создадите систему и пройдете сертификационный аудит, то на этом пути вас поджидают одни разочарования. Так вам не создать стабильной и надежной СМК, и никогда при таком подходе вы не сумеете укладываться в установленные «дедлайны» – они будут нереалистичными. Напротив, если вы создаете СМК, потому что хотите дать потребителю все самое лучшее, если клиенты – цель всего, что вы делаете, в том числе цель системы, – вы сможете установить на решение задачи столько времени, сколько потребуется. Вы не станете ставить перед организацией нереалистических целей и требовать достигнуть их в заведомо невыполнимые сроки. И вы не доведете себя до безумия, тщетно пытаясь ответить на вопрос: почему организация все время не дотягивает до ожиданий, которые на нее возлагаются.

Возьмите на заметку еще и то, что ключевой составляющей проблемы создания системы менеджмента качества на предприятии является распространение информации. Эффективная СМК – это, в большой мере, эффективная коммуникация с потребителями, поставщиками, работниками и руководством, направленная на достижение задач идентификации, выполнения и опережения требований, которые существуют к вашей продукции или вашим услугам. Качество, продажи, маркетинг, проектирование, производство, бухгалтерия и менеджмент, – все это должно быть связано общим языком. Создание такого языка начинается со сбора требований потребителей к организации и результату ее работы (таким образом, учитывается его мнение). Требования конечных пользователей доводятся до отвечающих за процессы проектирования и разработки, те возвращают свое мнение о том, чего хочет потребитель. Эта информация отправляется на валидацию и верификацию все того же потребителя. Полученные таким манером спецификации из процессов проектирования и разработки отправляются в бизнес-процессы закупок, производственным инженерам. Потом настает очередь отдела качества и контроля продукции, задача которых заключается в оценке того, насколько результат соответствует тому, что было запланировано. Это еще не все. Посредством внутреннего аудита, процессов анализа со стороны руководства, процессов разработки и ревизии целей в области качества «качественники» доводят до менеджмента информацию, важную информацию, которая позволяет решить, насколько система способна стабильно воспроизводить продукцию и процессы, соответствующие требованиям.

Подтвержденные стабильность процессов и продукции компания транслирует заинтересованным в ее работе лицам через Политику в области качества, сертификацию ISO и приверженность руководства. Как можно продемонстрировать приверженность руководства? Очень просто, – путем выделения подобающих ресурсов на постоянное улучшение, используя как инструменты, корректирующие и предупреждающие действия, обучение, инфраструктурные ассигнования. Основная причина издержек – это сбои коммуникации, затронувшие один или множество отделов в пределах организации. Суммируйте затраты на все ваши несоответствия, дефекты, отклонения от планов и вы получите цену сбоев в потоках информации. Когда мы говорим об эффективной коммуникации, мы на самом деле ведем речь о двухстороннем обмене информацией. И отправитель, и получатель информации, – оба должны быть активно вовлечены в обмен информацией, то есть, не только получать и отправлять информацию, но и обеспечивать обратную связь. Внедрите эффективную систему менеджмента качества и экономия будет просто огромной.

Семь простых шагов к работающей системе менеджмента качества

  1. Разработайте СМК.
  2. Внедрите систему качества и собирайте информацию.
  3. Анализируйте информацию и используйте ее для запуска улучшений в организации.
  4. После нескольких циклов повторения процессов СМК, вы уже должны были получить информацию, дающую возможность судить о том, насколько она работоспособна. Если вы уверены…
  5. Заказывайте услугу сертификационного аудита. Обратитесь в орган по стандартизации, представляющий интересы вашей страны в ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.), они должны обладать актуальной для вас информацией об органах по сертификации, реестрах и других аспектах, связанных с услугой.
  6. Через пару недель после сертификационного аудита, проверяющий скажет вам, успешно ли он пройден. Все прошло хорошо? Бейте в колокола! Празднуйте! Расскажите о том, что вы сертифицированы по ISO 9001 всем своим друзьям, фейсбучным и реальным, семье и бизнес-партнерам! Ваша система менеджмента качества теперь имеет сертификат ISO! И…
  7. В том случае, если аудит все-таки не пройден, как минимум, внесите необходимые изменения там, где были обнаружены несоответствия и подайте заявку на сертификацию опять.

Общая картина (Big Picture, – ред.)

Ладно, не такие уж это простые шаги. Но вся концепция систем менеджмента качества, если разобраться, не такая и страшная. Конечно, каждый из больших шагов, которые мы привели выше, разлагается на соответствующие более мелкие этапы (ресурсы, конкретные действия, привлекаемый персонал и так далее). Но если вы начнете с общей картины и с общих стратегических вопросов и потом не будете забывать о них, все пройдет «на ура». Справляйтесь со стратегическим общим уровнем все время, по мере того, как вы опускаетесь в частности и воздвигаете здание своей СМК. Это тот пункт, в котором многие компании совершают ошибку – они слишком сосредотачиваются на части работы, забывая обо всем остальном, как будто к ней сводятся все процессы компании.

А что насчет представителя высшего руководства в системе по ISO 9001?

Организационная роль представителя высшего руководства в системе менеджмента качества описана в Пункте 5.5.2 редакции ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Давно ведутся споры о том, должен ли представитель высшего руководства непременно иметь формальную должность руководителя. Я думаю, что в этом вопросе нам надо обратиться к формулировкам самого стандарта: «назначить представителя из состава высшего руководства». Эта цитата показывает, что представитель должен сам быть топ-менеджером. С другой стороны, мы можем пойти от своего здравого смысла и знания специфики своей организации и толковать это требование ISO 9001 исходя из того, как это работает у вас. Хотя формально этого стандарт не артикулирует. Важно, чтобы лицо, ответственное за управление системой менеджмента качества имело большой авторитет в организации. Он должен иметь возможность принимать решения о выделении ресурсов, внедрении изменений, а не ждать одобрения этого или гадать о том, не превышены ли полномочия. Так как СМК затрагивает много самых разных процессов в организации, человек на низкой позиции просто не сможет эффективно решить проблему внедрения и управления системой. И потом, представитель высшего руководства по СМК должен чувствовать себя достаточно защищенным, чтобы открыто высказывать правду о работе СМК топ-менеджерам. Все эти критерии предполагают, что представитель будет сам топ-менеджером или около того. Кто-то ниже по разным причинам не сможет говорить правду начальникам (собственный страх, запугивание, ощущение себя не на месте). СМК, в которой коммуникации не доходят до менеджмента и не передают правдивую информацию о состоянии и эффективности системы не принесет организации настоящей пользы. Наконец, если топ-менеджмент не желает, чтобы кто-то с реальными полномочиями в компании был представителем высшего руководства в системе по ISO 9001, то что это говорит о его приверженности системе? На мой взгляд, представителем должен быть человек, по крайней мере в статусе руководителя, а в крупных тяжеловесных организация, возможно, нужно, чтобы это был кто-то еще более высокого ранга.

Читайте также:  Нормативно правовое обеспечение менеджмента качества системы менеджмента качества

Источник

За качество отвечаю! Для чего нужна система менеджмента качества

Компания, которая уделяет мало внимания качеству своего продукта, не будет иметь успеха у потребителя. То, насколько хорошо сделана вещь или оказана та или иная услуга, полностью определяет, придет ли клиент еще раз или навсегда забудет об организации. Но качество зависит от очень многих вещей. Этот параметр определяется и организационной структурой предприятия в целом, и отлаженностью каждого отдельного рабочего процесса в частности. Для того чтобы выжить в конкурентной среде, компании вводят системы менеджмента качества (СМК), которые помогают поддерживать заданный фирмой стандарт продукта.

Система менеджмента качества на предприятии должна действовать по принципу постоянного повышения качества всех организационных процессов. Главное — следить не только за качеством самого продукта, но и за уровнем квалификации персонала, за тем, как реализовывается принятая стратегия развития. Качество же можно определить количественно: по финансовым показателям компании и соотношению положительных и отрицательных отзывов клиентов.

Использование системы качества ISO 9000

СМК может быть сертифицирована по стандарту ISO 9000, куда входит целая серия стандартов.

Система предполагает проведение внешнего аудита сертифицирующим органом на предприятии. Сейчас в нашей стране эта процедура не является обязательной, но наличие подобного сертификата говорит о благонадежности компании и клиентам, и партнерам, и государству. Участие в международных и национальных тендерах, к примеру, без сертификата ISO 9000 представить себе невозможно. Сертификат, который выдается в России, оформляется по стандарту ГОСТ Р ИСО 9000. Для его получения понадобится целый набор документов: ОГРН, свидетельства из налоговой о регистрации изменений в учредительных документах фирмы, ИНН, коды ОКВЭД, выписка из ЕГРЮЛ, устав организации и все изменения, которые в него вносились, учредительный договор и лицензии с разрешенными фирме видами деятельности. В документах нужно будет указать сведения об организации (адрес, банковские реквизиты), а также описать полную структурную схему компании, включая различные подразделения. Требуется также подробное описание кадрового состава организации с указанием образования и стажа работы сотрудников. Оформление сертификата займет от трех недель до двух месяцев.

Получение документа сроком действия три года обойдется в 100–500 тыс. руб. в зависимости от системы, в которой он оформляется.

Внедрение системы менеджмента качества на предприятии поможет не только улучшению репутации компании. СМК помогает избежать ошибок при производстве, кроме того, за счет оптимизации всех процессов жизнедеятельности предприятия снижаются издержки. Если все сделано правильно, должно улучшиться финансовое состояние фирмы. Открытость для внешнего аудита заставляет руководителей считаться с мнением рядовых сотрудников, что приводит к сплочению команды и большей нацеленности на конкретный результат.

Основные принципы системы менеджмента качества предприятия

Выделяют несколько принципов, на которых должна базироваться система качества любого предприятия:

Желание клиента — главное. Основополагающей является ориентация на запросы клиента. Компания должна не просто следить за сиюминутным спросом, а предугадывать желания потребителей. Дальновидность руководства позволит вовремя изменить какие-то параметры продукта, что может вывести компанию в лидеры сегмента рынка.

Руководитель — главная движущая сила изменений. Глава компании должен мотивировать сотрудников на достижение максимально положительного результата.

Подход к менеджменту должен быть системным. Это значит, что руководитель должен оценивать как внешние, так и внутренние факторы, оказывающие влияние на функционирование компании.

Стремление к постоянному улучшению. Имеено это должно стать основным мотивом деятельности фирмы, которая внедряет у себя СМК. Конечно, затраты на исследования и постоянный аудит требуют материальных затрат, но новая технология, которая в результате будет применяться в производстве, наоборот, может снизить издержки и дать компании новый толчок к развитию.

Сотрудники должны быть вовлечены в процесс управления качеством. Персонал должен быть заинтересован в работе. Мотивация сотрудников является одним из важнейших элементов системы менеджмента качества.

Отношения с партнерами и поставщиками должны быть взаимовыгодными. Вопросы, связанные с поставками сырья, или, например, логистикой (которая обеспечивает своевременную доставку товара потребителю), должны быть выделены в отдельное направление, за которое будет отвечать конкретный сотрудник.

Источник

Как внедрить систему управления качеством на предприятии

Внедрение системы управления качеством помогает предприятиям стандартизировать свою управленческую деятельность под общепризнанные стандарты ISO 9001.

Цели внедрения системы управления качеством

С помощью системы управления качеством предприятия можно решить различные задачи, которые в дальнейшем приведут к экономическому росту компании. Система поможет стабильно выпускать продукцию и контролировать её качество. Также это способствует повышению объемов производства, выходу на новые рынки сбыта.

Повышение качества выпускаемой продукции делает возможным продавать её дороже, увеличивает общую конкурентоспособность предприятия, а также стабилизирует финансовое состояние организации. На каждом этапе жизненного цикла продукции существуют свои требования системы качества. Все изменения производятся поэтапно.

Внедрение системы качества на предприятии затрагивает не только товарно-производственную сферу. Также это касается установления высокого уровня сервисного обслуживания для предприятий, деятельность которых связана с предоставлением услуг. Сюда могут относиться: обслуживание клиентов, количественные и качественные стандарты работы. Также система управления качеством регулирует менеджмент предприятия. Она позволяет оптимизировать руководство людьми и процессами на предприятии. В дальнейшем качество принимаемых управленческих решений возрастет, отдача от бизнес-процессов повысится.

Этапы разработки и внедрения системы управления качеством

Анализ и подготовка

Для постановки корректных целей и достижения необходимых результатов нужно знать существующее положение на предприятии. Всему этому предшествует составление подробного плана с указанием того, чего необходимо добиться в результате внедрения системы управления качеством.

Читайте также:  Система менеджмента качества управление человеческими ресурсами

Первым шагом является составление соответствующей документации. Кроме документации по проекту, это должен быть приказ руководителя, в котором должны быть указаны цели проекта, ответственные лица за внедрение и состав участников.

Выбор главного ответственного лица должен осуществляться по критериям реального властного воздействия и наличия свободных временных ресурсов для руководства проектом.

Рабочая группа реализации проекта не должна быть многочисленной. Для предприятий, где работает до 100 человек, достаточно 6-8 участников. Руководитель группы должен иметь полномочия на взаимодействие со всеми отделами компании, так как по ходу работы будет возникать потребность в широких коммуникациях с разными структурами предприятия.

Затем необходимо ознакомиться со всеми стандартами и требованиями системы качества ISO 9000 и обучить рабочую группу. Без детального ознакомления нельзя будет провести анализ деятельности и существующей ситуации.

После этого проводится анализ текущего положения предприятия. Сравниваются существующие порядки работы и стандарты качества с теми, которые предлагает система ISO 9001. Данные можно собирать с помощью наблюдения за бизнес-процессами, проведения сравнительных анализов, а также анкетирования персонала разного уровня.

В результате мы имеем информацию о бизнес-процессах предприятия (обеспечительные и основные). На основании этого можно сделать вывод, какие из них требуют модернизации. В процессе сбора информации выявляются несовершенства в системе регламентирующей документации.

Разработка документов и изменения процессов

В ходе этого этапа разрабатывается документация и вносятся изменения в порядок работы персонала и бизнес-процессы. Эталоном является международный стандарт ISO 9001, устанавливающий требования к системам качества.

Сначала необходимо спроектировать систему: какие основные процессы будут включены в систему, как она будет функционировать и расширяться в будущем. Это может быть сделано на примере одного какого-то процесса, товара или услуги. Когда будет разработана и внедрена система для одного процесса, товара или услуги, то в дальнейшем можно будет перенести позитивный опыт на другие. Строить систему управления качеством необходимо постепенно, увеличивая её масштаб и сферу применения.

Затем нужно определить и документально зафиксировать все бизнес-процессы предприятия. Для этого сначала необходимо произвести данную операцию с имеющимися процессами, входящими в область системы качества. Затем стоит создать то же самое, но только со внесенными изменениями.

Внесение любых изменений задевает интересы сотрудников предприятия. Чтобы изменения стандартов работы были восприняты позитивно, необходимо разъяснить сотрудникам, в чем преимущества данного процесса, какие выгоды от этого получат предприятие и отдельный работник конкретно. Для выполнения этого условия нужно, чтобы рабочая группа по внедрению системы управления качеством обладала реальными административными полномочиями и соответствующей квалификацией. Если люди увидят быстрые позитивные изменения, то с большим доверием будут относиться к данным нововведениям. В этом случае вам важно выстроить правильную систему документации и эффективно спланировать изменения в бизнес-процессах.

Последним шагом является составление подробной документации. Данная документация называется «карта процессов». В ней подробно отражается каждая бизнес-процедура и ее последовательность. Для каждой отдельно расписывается порядок получения и отдачи данных, критерии качества. Карта процесса должна быть составлена таким образом, чтобы любой сотрудник мог осознать свое место в цепочке процессов и четко понимал, что от него требуется. Дополнительно для этого создаются регламенты обязательных процедур, изменяются должностные инструкции и пр.

Лучше всего проводить процесс разработки документации и вносить изменения в существующую систему параллельно. Внедрение должно сопровождаться обучением персонала. Процесс тестирования осуществляется силами рабочей группы проекта по внедрению системы качества.

Как внедрить систему ISO 9001: алгоритм

Каким предприятиям необходимо внедрение системы ISO 9001? Какие существуют критерии внедрения данной системы? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье по ссылке.

Также редакция журнала «Генеральный Директор» подготовила пошаговый алгоритм внедрения системы ISO 9001 в бизнес-процессы вашей компании.

Аудит и доработка системы

После составления документации и запуска работы системы качества необходимо провести аудит и на основании его результатов доработать систему. Цель данного этапа: подготовить работу системы качества для сертификации. Здесь также происходит получение необходимого в дальнейшем аудиторского опыта уполномоченными на то сотрудниками.

Сначала следуют провести подготовку и правильно спланировать аудит. Для этого из числа рабочей группы и привлеченных специалистов составляется команда аудиторов. Затем по каждому подразделению, которое в дальнейшем войдет в перечень сертификационного аудита, составляется программа проведения и план проверки. Должны быть подготовлены необходимые опросники. Последним этапом будет издание приказа об аудите и установление сроков его проведения.

После этого аудиторы ведут проверку сотрудников: насколько те поняли информацию, изложенную в картах процессов, как выполняют новые процедуры. В ходе каждого интервьюирования и тестирования должны выявляться несоответствия. Каждое нарушение должно фиксироваться и по нему составляться протокол. Также проверяется, находиться ли на рабочих местах документация, ведутся ли соответствующие записи и пр.

Когда собрана вся информация, то производится подготовка отчета об аудите. Группа, ответственная за проведение аудита, подготавливает заключения по каждой области, в которой была осуществлена проверка. Обязательным условием является составление статистики. Затем отчет визируется главные лицом по внедрению системы качества и предоставляется руководству организации, которая выносит решение о готовности или неготовности предприятия к сертификации по стандартам ISO 9001.

Вместе с руководством подразделений и отделов, где были выявлены несоответствия и нарушения системы качества, аудиторы подготавливают корректирующий план. В этом случае ответственность возлагается на руководителей тех отделов или подразделений, где были выявлены несоответствия.

После этого все недочеты должны быть исправлены, и через некоторое время команда аудиторов устраивает повторную проверку, обращая особое внимание на выявленные в прошлом несоответствия. Все корректирующие меры должны быть эффективны и реально внедрены в поле деятельности.

Сертификация

Чтобы ваша система управления качеством была лицензирована, вам нужно получить соответствующие сертификаты. Для этого вам следует подготовить ряд документов для предоставления в сертифицирующий орган:

  • Заявление на сертификацию.
  • Расширенную документацию по картам процессов.
  • Политику компании в сфере качества.
  • Внутренние регламенты и инструкции.

Затем в установленный законом срок сертифицирующий орган проверяет все представленные документы. На этапе экспертной оценки может происходить очное ознакомление сотрудников сертифицирующего органа с системой качества на предприятии. По итогам экспертизы фиксируются несоответствия между стандартами и имеющейся системой управления качества. Чаще всего ни одна компания не может пройти сертификацию с первого раза. В таком случае сертифицирующий орган предоставляет протоколы несоответствий и дают срок на их устранение. Задача предприятия – внедрить элементы системы управления качеством, которые не соответствовали, в деятельность предприятия и подать повторное заявление.

Когда все несоответствия исправлены, то происходит сама сертификация. Предприятие получает сертификат о том, что его деятельность подходит под стандарты управления качеством по системе ISO 9001. Назначается график и периодичность повторных аудитов, которые будут подтверждать сертификацию.

Вывод

Внедрение системы управления качеством даст предприятию большие преимущества. Кроме того, что это оптимизирует бизнес процессы, это является большим плюсом к имиджу и репутации предприятия.

Но каждый руководитель, который запланировал внедрение такой системы у себя на предприятии должен понимать, что это сложный процесс. Для его реализации требуется большие человеческие и временные ресурсы, а также выполнение конкретных поэтапных действий.

Источник