Электронный документооборот системы менеджмента качества

Электронный документооборот системы менеджмента качества

Когда организация уже четко заняла определенное положение на рынке, уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями, в том числе технологиями управления. Автоматизация процессов поддержки системы менеджмента качества — новое и весьма перспективное направление развития автоматизированных систем. Эта необходимость появилась из практики внедрения системы менеджмента качества.

Проблемы «бумажной» системы менеджмента качества (СМК) .

При разработке, внедрении и поддержании СМК у менеджера по качеству возникают следующие сложности:

  • трудоемкость при согласовании, внесение изменений и передача новых вариантов документации СМК;
  • при большом количестве регламентных документов отслеживание сроков пересмотра (в любом случае раз в три года регламенты и стандарты должны пересматриваться, в связи с выходом новой версии ГОСТ Р ИСО 9001);
  • «ручной» способ исправления замечаний занимает много времени и сил (для предприятия крупного размера этот вопрос становится критичным);
  • большой объем записей по процессам в организации, сложность в их систематизации и поиске для дальнейшего анализа;
  • сложность в отслеживании выполнения процедур, так как это связанно с систематизацией и переработкой больших объемов бумажных записей.

Таким образом, большие расходы, связанные с «бумажной» СМК, можно сократить, применив современные технологии- системы электронного документооборота (СЭД). Тем более согласно ГОСТ Р ИСО 9001-2008 документация может быть в любой форме и на любом носителе, то есть стандарт не требует ведение документов в «бумажном» виде.

Структура документации по СМК ГОСТ Р ИСО 9001 -2008 .

Итак, рассмотримдокументацию системы менеджмента качества и возможности её перевода в СЭД. Все составляющие документация СМК, обычно, представляют в виде пирамиды из 5 уровней и её «фундамента»(рис.1) .

Рис. 1. Структура документов системы менеджмента качества.

[Уровень 1,2]

Сначала на основе заявленной Политики в области качества готовится документ под названием "Руководство по качеству"(РК). В руководстве определены политика в области качества, организационная структура предприятия, функциональная схема системы менеджмента качества, а также описаны процессы, даны ссылки на применяемые нормативные документы и приложения.

[Уровень 3]

Следующий уровень документов называется "Общесистемные документированные процедуры"(ДП). В них даны детальные описания обязательных и важнейших процессов, декларированы полномочия и ответственность. Документированные процедуры описывают процессы общие для всей организации. Требуемые в стандарте обязательные процедуры представляют собой утвержденные документы, описывающие, как организация выполняет действия, относящиеся к следующим пунктам стандарта:

  • управление документацией (4.2.3);
  • управления записями (или отчетами) по качеству (4.2.4) ;
  • внутренний аудит (8.2.2);
  • управление несоответствующей продукцией (контроль за продукцией, несоответствующей требованиям)(8.3);
  • корректирующие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения)(8.5.2);
  • предупреждающие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин потенциальных (возможных) несоответствий для предупреждения их появления) (8.5.3).

[Уровень 4]

Документы следующего уровня описывают правила эффективного планирования и реализации процессов и управления ими- рабочие инструкции (РИ). Они определяют и регулируют вопросы рабочих процессов, закладывают рабочие и контрольные параметры, описывают необходимые документы и порядок составления записей по качеству, насколько это требуется.

Выше упомянутые документы (политика и цели в области качества, РК,ДП, РИ) при классическом бумажном документообороте рассылается во все подразделения компании с указанием ознакомить с документом сотрудников.

[Автоматизация уровней 1,2,3,4 в СЭД можно построить однотипно, а именно: …]

При помощи СЭД легко можно создавать, согласовывать, исправлять и актуализировать эти документы.

Для начала нужно перевести уже имеющуюся документацию СМК в СЭД, чтобы сформировать электронный архив, который будет доступен всем автоматизированным сотрудникам.

Следующим шагом будет — создание шаблонов документов СМК. Создание шаблонов поможет экономя время создать новый документ по установленным правилам в организации.

Далее в системе можно настроить типовые маршруты (ТМ «Согласование», ТМ «Утверждение», ТМ «Рассылка» и тд.) Так с помощь типовых маршрутов согласование может быть выстроен таким образом, что после согласования на одной стадии, в зависимости от результата, документ автоматически пересылается следующему участнику.

Так же система предусматривает настройку сценариев, в которых менеджер по качеству может задать конкретный срок с указанием фамилий и должностей сотрудников (например, в рамках сценария «Обновить стандарт такой-то», в точный срок сотруднику придет задание, в котором он будет исполнителем), а при приближении срока исполнения автоматически формируется напоминание об этом. Сценарии очень удобно использовать при актуализации Политики, целей в области качества

[Рассмотрим уровень 5 и возможности его реализации в СЭД] .

Документы следующего уровня- записи, подтверждающие качество. Состав и структура записей и отчетов по качеству, которые приводятся в документированных процедурах, должны фиксироваться в соответствующем документе (реестре или перечне записей) с указанием процессов, в которых они используются. Отчеты создаются в результате процедур обработки накопленных записей.

В СЭД все записи по качеству и по способу оформления можно поделить на следующие виды:

  • электронные документы системы (например, «Отчет о внутреннем аудите»);
  • строки электронного документа СЭД, как правило, в формате Excel или таблиц Word (например, «Журнал входного контроля»);
  • записи справочников СЭД (например, записи справочника поставщики );
  • задачи СЭД (например, задача системы СЭД по согласованию проекта ДП).

Для эффективной организации работы с записями используются электронный образ (шаблон) и создается электронный архив записей. Шаблон может быть текстом, подготовленный с использованием текстового редактора, или отсканированный документ со всеми подписями и печатями. При заполнении шаблонов записей и будет сформироваться, дополняться справочник. По итогам определенного периода система может формировать отчеты по данным справочника.

[И, наконец, мы дошли до «фундамента»].

Необходимое условие существования «нашей» пирамиды является документы для обеспечения планирования, осуществления и управления процессами, а так же соблюдение законодательной и нормативной база.

Законодательная и нормативная документациянакладывает определенные требования, в соответствие с которыми создается вся документация СМК (Федеральные конституционные законы, Кодексы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, ФЗ «О техническом регулировании» и др.).

Документы для обеспечения планирования, осуществления и управления процессами (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормативные и другие документы, которые необходимы для осуществления деятельности).

И тут возникает вопрос: «Можем ли мы автоматизировать «фундамент» пирамиды?»

При ответе на этот вопрос нужно разделить документацию, на:

  • внешнюю, т.е. документацию приходящую или уходящую за территорию нашей организации (например, Приказы правительства РФ, Устав, договора);
  • внутреннюю, которая нужна для обеспечения планирования, осуществления и управления организацией.

В случае внешней документации тут все строго и в рамках действующего законодательства. Входящий «бумажный» документ регистрируем, заносим в СЭД, рассылаем для ознакомления по месту назначения и отправляем в архив. Исходящий документ сначала разрабатывается, согласуется в СЭД, регистрируется, распечатывается, потом документ подписывается «живой» подписью и на него ставиться печать организации и отправляется по месту назначения.

А в случае внутренней законодательством не предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать и применять такую документацию. Более того, на федеральном уровне нет единого правового акта, устанавливающего порядок ее составления. Однако, в учреждениях, финансируемых из бюджета, необходимо более строго подходить к рассмотрению данного вопроса и учитывать отдельные ведомственные приказы. Бесспорен тот факт, что при детальном анализе законодательной документации в некоторых сферах деятельности организации можно и тут найти выход, например, трудовую функцию (смотрите ст. 57 ТК РФ) принимая сотрудника на работу расписать в трудовом контракте или сделать ссылку в контракте на действующую в организации должностную инструкцию.

Иначе говоря, ответ на вопрос о возможности полной автоматизации «фундамента» СМК зависит от отрасли, в которой осуществляет свою деятельность организация.

Подводя итог:

Можно сказать, что система электронного документооборота – эффективный способ поддержания действенной СМК на предприятии. Внедренная система электронного документооборота должна стать надежной основой для непрерывного улучшения системы менеджмента качества, что не просто является прямым требованием ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (п.8.5.1), но представляет собой правильный путь развития и совершенствования компании.

А для организаций, которые решили и внедряют СЭД и при этом переводят документацию СМК в систему, необходимо не забыть:

Источник



Система менеджмента качества в вопросах и ответах.

18 ноября 2014

Система менеджмента качества в вопросах и ответах.

Алексей Головин

Директор по качеству «Челябинского тракторного завода – УРАЛТРАК»

Каким должен быть объем документации?

Объем документации должен быть разумным. Ее разработка должна идти сверху вниз, от процессов — к документам. Процитируем ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007: «На основе анализа процессов организация должна определить необходимое число документов системы менеджмента качества. Документирование не должно быть самоцелью». Минимально — это может быть всего 2 документа: «Политика в области качества» и «Руководство по качеству», включающее в себя 6 документированных процедур. Максимально — это могут быть сотни документов.

Разработка и поддержание документации СМК в актуальном состоянии не только важнейшая задача, но и трудоемкий процесс. Исходя из этого можно предложить четыре принципа разработки документации СМК:

  • согласовано и полно;
  • необходимо и достаточно;
  • кратко и точно;
  • быстро и удобно.

Эти принципы описаны в таблице 1.

Таблица 1. Принципы разработки документации СМК.

Согласовано и полно

Документация СМК должна разрабатываться централизованно, тогда все процессы будут увязаны в систему. Функциональные подразделения должны участвовать в разработке и согласовывать документ.

Не должно быть пробелов в документации, как не должно быть избыточной (дублирующей) документации. Не должно быть документов процессного характера вне СМК.

Необходимо и достаточно

Объем и содержание документации должно быть необходимым и достаточным для управления процессами, обеспечивающими качество продукции (товаров, услуг) и удовлетворенность потребителя. Документация СМК должна успевать за нововведениями и не служить препятствием для инноваций. Подразделениям необходимо оставлять допустимый «люфт» в исполнении документированных процедур.

Читайте также:  Юрист система менеджмента качества

Для централизованных процессов разрабатывается один комплект документации на предприятие и филиалы. На децентрализованные процессы разрабатывается отдельная документация по каждому филиалу. Если филиалы имеют отличающуюся или отдельную функцию в централизованном процессе, то в филиале документируется только эта функция.

Документация должна быть разбита на уровни (процесс, подпроцесс, операция). Уровень детализации и документирования на каждом уровне должен быть разумным (не быть излишним).

Документация должна содержать краткую и точную информацию, которую можно проверить в процессе аудита. В документации не должно быть расплывчатых формулировок. Только в этом случае можно требовать неукоснительного ее исполнения.

Документация должна быть жизненной. В ней должны быть описаны альтернативные способы выполнения процесса, либо запреты на способы выполнения процессов, не обеспечивающие качество.

Быстро и удобно

Документация должна быть компактной, приспособленной для быстрого внесения изменений небольшим числом людей. Хранение и распространение информации должно быть преимущественно в электронном виде.

Каким должен быть состав документации?

Характер и степень документирования системы менеджмента качества зависят от особенностей организации. В наиболее общем случае производственного предприятия, с учетом изложенных выше принципов разработки документации на взгляд автора необходимо разрабатывать 12 видов документов (таблица 2). Графически структура документов СМК показана на рис. 1.

Структура документов может показаться слишком сложной, но она реально отражает назначение документов, и обеспечивает необходимую гибкость описания и скорость внесения изменений. Например, если процесс производства простой, можно ограничиться разработкой «Карты процесса», а «Методическую инструкцию» не разрабатывать. Или если существенно влияющей на качество и удовлетворенность потребителя является какая-либо часть операции или подпроцесса, можно выпустить «Методические указания» с подробным описанием части процесса, оставив прочее изложение достаточно общим. Улучшения процесса можно документировать в «Методических рекомендациях», а после отработки перенести их в «Методические указания» и т.д.

Заметим, что часто на предприятиях «Методическая инструкция», «Методические указания» и «Методические рекомендации», а также различные справочники и ограничительные перечни называют стандартами предприятия (организации). Минус этого в том, что документы самого разного назначения имею одно и то же название.

Таблица 2. Виды документов СМК.

Наименование

Обязательность применения

Политика в области качества

Описывает общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.

Руководство по качеству

Описывает систему менеджмента качества организации.

Описывает процесс как совокупность взаимосвязанных и операций, осуществляемых для получения определенного результата, преобразующих входы в выходы. Наименование карты процесса совпадает с наименованием процесса.

Описывает организацию (методику исполнения) процесса (подпроцесса, операций), устанавливает взаимодействие и ответственность подразделений и должностных лиц в процессе. Наименование методической инструкции может начинаться со слов «Регламент …», «Порядок…», «Организация…», «Правила…».

По содержанию документ аналогичен методической инструкции, но отличается от нее тем, что описывает часть процесса более подробно. Например, «Регламент ремонта путевых машин», как часть процесса производства.

Содержит информацию, помогающую выполнить работу наиболее рациональным методом. Например, «Установление целей в области качества».

Рабочая (технологическая, производственная, контрольная) инструкция

Устанавливает, каким образом операция выполняется на рабочем месте. Наименование инструкции может начинаться со слов:

«Инструкция по [выполнению операции]», например, «Инструкция по созданию сквозных технологических процессов», «Инструкция для [рабочее место], например, «Инструкция для нормоконтролеров».

Комплект документов, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия.

Совокупность документов, необходимых и достаточных для выполнения технологических процессов при изготовлении и ремонте изделия или его составных частей.

Конструкторская документация, которая в отдельности или в совокупности с другими документами определяет правила эксплуатации изделия и (или) отражает сведения, удостоверяющие гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантии и сведения по его эксплуатации в течение установленного срока службы.

Нормативно -техническая документация

Документация, устанавливающая стандарты нормы и правила в сфере технического регулирования.

зависит от документа

Документация, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций и предприятий.

 Структура документов СМК.

Рис. 1. Структура документов СМК.

Кто должен разрабатывать документацию СМК?

Разработку документации лучше поручить службе менеджмента качества, но при обязательном участии функциональных специалистов. Конечно, СМК не может заменить функциональные подразделения с точки зрения содержания документов, но вполне заменит с точки зрения оформления в соответствии с правилами и взаимоувязки документов. Инициатива по разработке документации может принадлежать как структурным подразделениям, так и службе менеджмента качества. Например, подразделение разрабатывает первичный вариант документа, затем он дорабатывается службой менеджмента качества, далее документ согласовывается с заинтересованными подразделениями и наконец, утверждается (как правило, первым руководителем).

Конечно, подразделение может разработать документ полностью самостоятельно, но тогда необходимо обязательное согласование со службой менеджмента качества.

Кто должен заниматься совершенствованием процессов?

Эдвард Деминг писал: «Непрерывное улучшение системы есть первейшая обязанность руководства. Проблемы надо отыскивать как можно раньше и уничтожать их прежде, чем они могут создать реальные трудности. В этом заключено основное различие между интеллектуальным и кризисным стилем менеджмента 1 . ».

Оперативная деятельность по совершенствованию процессов лежит на владельцах процессов и руководителях подразделений, задействованных в этих процессах. Координация этой деятельности возлагается на службу менеджмента качества. Это необходимо для того, чтобы обеспечить нацеленность на совершенствование системы в целом. Иначе подразделения начинают локальную оптимизацию, которую Деминг называл «субоптимизацией» и считал очень вредной. Например, резкое повышение объема продаж может разладить все процессы предприятия; закупка материалов по низкой цене приведет к браку и издержкам в другом процессе. Локальная оптимизация с благими намерениями может быть совершенно невыгодна для процесса в целом. Для этого и нужно централизованное управление улучшениями и изменениями.

Источник

Использование электронного документооборота при внедрении системы менеджмента качества

Основной идеей менеджмента качества, сформулированной еще ее основателем доктором Демингом, является непрерывное улучшение всех процессов в организации. Организацию процесса непрерывных улучшений проводят в три этапа:

● описание бизнес-процессов компании с закреплением норм деятельности в виде стандартов организации;

● стабильная работа по описанным процессам;

● непрерывное улучшение деятельности со стабильной работой по улучшенным процессам.

Проводить первый этап, хотя дело это совсем непростое, более-менее научились. Силами консалтинговой компании или, подготовив своих специалистов, можно создать описание процессов, и успешно пройти сертификацию.

Цель второго этапа — добиться, чтобы сотрудники выполняли работу так, как закреплено в описаниях бизнес-процессов.

На практике применяют два способа контроля: традиционный и альтернативный, с применением автоматизации бизнес-процессов.

При традиционном способе контроля бизнес-процессов обычно используется система периодических проверок, по результатам которых оформляют протоколы. При выявлении каких-либо несоответствий в них включают замечания, которые нужно будет устранить, с указанием сроков выполнения и ответственных за это выполнение. Чтобы это не превратилось в формальность, за устранением замечаний нужно следить. Такой контроль можно вести традиционными средствами делопроизводства: ведение журнала с записью поручений и отметками о выполнении или картотеки, чтобы удобнее было отслеживать исполнение по срокам. Но гораздо более удобна система электронного документооборота (СЭД), если в ней есть блок контроля исполнения.

Пример. В ОАО «Голубая вода» была проведена проверка исполнения договорного регламента. В целом регламент выполнялся, но было сделано замечание о том, что сотрудники юридического отдела не всегда четко отслеживают выдачу и возврат подлинников договоров, что может привести к крайне неприятным последствиям. Поэтому необходимо внести в должностные обязанности одного из сотрудников ответственность за сохранность подлинников договоров и документов к ним.

Был назначен ответственный за устранение замечания и определен срок — один месяц, по истечению которого нужно было отчитаться о выполнении.

В результате проведения серии проверок у менеджера отдела качества, который контролировал устранение замечаний, скопилось много таких протоколов с разными замечаниями и сроками их устранения. И все это нужно было отследить.

«Ручной» способ занимал много времени и сил, поэтому контроль стали вести в СЭД.

Для четкого отслеживания процесса устранения замечаний в СЭД была создана библиотека электронных документов (протоколов проверок) и по каждому документу — серия поручений со сроками исполнения и должностными лицами, назначенными ответственными за устранение замечаний.

При помощи СЭД можно легко отследить сроки выполнения поручений путем сортировки по дате поручения, а также выделить поручения каждого исполнителя, распределяя их по фамилии или должности. При приближении срока исполнения автоматически формируется напоминание об этом, которое направляется в электронную почту.

Трудоемкость отслеживания исполнения снижается за счет того, что каждый исполнитель должен отчитаться об устранении замечания, внеся свой отчет в карточку поручения в СЭД, а менеджер отдела качества контролирует только то, что не исполнено в срок. Для экономии его времени в системе предусмотрено в автоматическое формирование уведомления о том, что срок исполнения прошел, а отчет не получен.

При альтернативном способе описание бизнес-процесса делается в специальном графическом редакторе, «понятном» СЭД. Это описание становится «сценарием», согласно которому СЭД «передвигает» документы от одного рабочего места к другому по результатам выполнения действий участников процесса или каких-либо событий, например истечение срока исполнения документа.

Модули СЭД, позволяющие реализовать такой функционал, получили название «Workflow» (поток работ).

Пример. В бизнес-процессе «Подготовка и согласование договоров» может участвовать множество инстанций: начальник инициатора заключения договора, юристы, бухгалтерия, отдел безопасности, финансовая служба и т.д.

Сценарий согласования может быть составлен таким образом, что после согласования на одной стадии документ автоматически пересылается следующему участнику. Если очередной участник долго документом не занимается, СЭД «формирует» уведомление инициатору согласования, что согласование задерживается, чтобы тот принимал какие-то меры. С точки зрения сотрудника, это выглядит так: по электронной почте поступает сообщение, что ему нужно выполнить какие-то действия с прилагаемым документом, например согласовать, т.е. сделать замечания или ответить, что замечаний нет. Участник согласования вносит замечание в специальное поле карточки процесса согласования, и после прохождения всех инстанций инициатор получает документ со списком замечаний (существует вариант процесса, когда замечания вносятся в текст документа).

Читайте также:  Восемь принципов менеджмента качества исо 9001 что это

Метод контроля за исполнением процессов при помощи автоматизации имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным:

● сотрудники даже при желании не смогут выполнить процесс иначе, чем описано в его сценарии;

● появляется возможность измерить параметры бизнес-процессов. Согласно теории управления управлять можно только измеримыми величинами, поэтому, когда появляются реально измеренные параметры процессов, их можно анализировать и предпринимать меры для их улучшения.

Если достигнуто четкое выполнение бизнес-процессов, наступает момент, когда можно перейти к третьему этапу — процессу внесения непрерывных изменений.

Практики внедрения системы менеджмента качества показывает, что совершенствовать бизнес-процессы, необходимо постоянно и предложения должны поступать от всех, кто захочет их сделать. Для этого предлагаются различные организационные формы. Но, чтобы процесс улучшений заработал, внесение правок и изменений в регламенты и стандарты должно быть простым и быстрым, иначе сами регламенты и стандарты станут тормозом всех изменений.

Снижение трудоемкости работы с документами

Для сотрудников компании сложности при работе с регламентами и стандартами в основном возникают из-за их объема.

Как показывает практика, большинство людей читает медленно, и для них преодолеть большой объем страниц требует много времени. Кроме того, если выясняется, что большая часть прочитанного к их конкретной работе не имеет никакого отношения, система менеджмента качества начинает восприниматься с резко негативной окраской.

Любое новшество вызывает отторжение, поэтому для успешного прохождения проекта по внедрению системы менеджмента качества необходимо максимально убирать раздражающие факторы. Иногда предлагают решить эту проблему путем включения описаний действий в должностные инструкции. Однако должностная инструкция — документ, который должен описывать функции и обязанности должностных лиц, не вдаваясь в подробности их действий. В свою очередь регламент менеджмента качества должен быть мобильным документом, в который можно легко вносить изменения.

Если в должностные инструкции включить подробное описание — как и что делать по бизнес-процессу, любое изменение в нем потребует переделки всего комплекса должностных инструкций, и все просто увязнут в согласованиях и утверждениях.

Противоречие между требуемой стабильностью должностной инструкции и изменчивостью регламента бизнес-процесса можно разрешить путем введения дополнительных документов — инструкций по функциональным ролям.

Функциональная роль — это определенный набор функций и обязанностей, возникающий у сотрудника, участвующего в бизнес-процессе.

Инструкции можно написать для каждой функциональной роли, и таких ролей существенно меньше, чем должностей в организации. Сотрудникам будет удобно — в них будет только информация, относящаяся к его конкретной работе.

При подготовке должностной инструкции в ней можно будет указать, какие именно функциональные роли будет выполнять сотрудник, и при изменениях в бизнес-процессах сами должностные инструкции менять не придется.

Группу сотрудников, которая выполняет одинаковые функциональные роли, называется функциональной группой. Имея списки функциональных групп, можно организовать рассылку извещений об изменениях в бизнес-процесса, и сразу станет понятно, кого и чему нужно учить.

Снижение трудоемкости отслеживания изменений

В любом случае раз в три года регламенты и стандарты должны пересматриваться, и в них могут быть внесены необходимые изменения. При большом количестве регламентных документов отслеживание сроков пересмотра, внесение изменений и передача новых вариантов регламентов становится достаточно трудоемкой задачей. Помощь в этом может оказать СЭД.

Если в СЭД присутствует блок контроля за исполнением поручений, для упрощения процедуры контроля за обновлением можно создать серию поручений «Обновить стандарт такой-то» и поставить дату напоминания с указанием фамилии и должности сотрудника, которому следует такое напоминание направить.

Иногда можно услышать возражения, что подобную систему напоминаний каждый сотрудник может построить у себя на рабочем месте, благо существует множество электронных ежедневников и подобных программ. Да, каждый сотрудник может построить собственную систему организации работы. Но что делать в ситуации, когда он увольняется или переходит работать на другой участок работы? Ведение системы поручений в СЭД позволяет организовать систему преемственности поручений.

Определение функций участников бизнес-процесса

Для решения данной организационной задачи можно применить несколько способов.

Первый способ. Регламент в бумажном виде рассылается во все подразделения компании с указанием ознакомить с документом тех сотрудников, которые работают с договорами. При классическом бумажном документообороте, как правило, так и делают. Однако факт ознакомления с документом не гарантирует реального освоения всех тонкостей нового порядка работы и, как следствие, проходит довольно большое время, пока все привыкнут к нему.

В случае если вслед за одним изменением нужно сделать еще одно, традиционная система начинает давать сбои, так как сотрудникам компании сложно понять, какая версия регламента действующая и что же именно им нужно делать.

Второй способ. В компании создается корпоративный портал, на котором располагаются электронные версии документов. С одной стороны, это удобно — документы всегда доступны, с другой — совершенно нереально каждый день проверять все действующие документы, чтобы понять, не произошли ли какие изменения.

При большом объеме работы и нехватке времени вполне может оказаться такая ситуация, что сотрудник выполняет свою работу так, как делал это много раз, а вдруг оказывается, что делать нужно иначе. Это может оказаться психологической травмой для него и отразиться на его дальнейшей деятельности.

Третий способ. Для организации работы с договорами используется СЭД, создается «Электронная библиотека», в которой для каждого договора есть регистрационная карточка с указанием его основных реквизитов, а также хранится его электронный образ. Это может быть текст, подготовленный с использованием текстового редактора, или отсканированный документ со всеми подписями и печатями. Сюда же могут быть помещены электронные образы всех документов к договору — дополнительные соглашения, акты, накладные, счета-фактуры, отчеты сотрудников о ходе выполнения договора, переписка о проблемах по ходу его исполнения и др.

Для регламентов и стандартов тоже создается своя электронная библиотека.

При хранении документов в таких библиотеках предусмотрен сервис- рассылка уведомлений по электронной почте об изменениях, внесенных в тот или иной документ. Причем рассылку можно настроить так, что уведомления будут получать только те участники бизнес-процесса, кого эти изменения касаются.

Четвертый способ. Чтобы сотрудники четко поняли, как нужно выполнять измененный бизнес-процесс, подготовлен дистанционный учебный курс с использованием специального модуля СЭД. Этот модуль позволяет организовать обучение на рабочих местах всех сотрудников.

Учебный курс включает описание действий — что и как нужно сделать, и тест, который позволяет проверить усвоение навыков выполнения бизнес-процесса.

Обучение построено таким образом, что изучать материал и отвечать на вопросы теста можно неограниченное количество раз — до достижения желаемого результата.

Единственное ограничение — тест должен быть сдан в ограниченный срок, иначе сотрудник не допускается до работы.

Практика показала, что данный способ наиболее эффективен.

При внедрении системы менеджмента качества необходимо массовое обучение сотрудников.

Обучение при внедрении системы менеджмента качества

Как правило, при внедрении системы менеджмента качества, особое внимание уделяется обучению методологии: что такое бизнес-процессы, как составлять регламенты и стандарты. Но методология менеджмента качества — это только верхушка айсберга реальной потребности в обучении.

Учить нужно правильному выполнению действий, и контролировать это знание регулярно, а также взаимодействию с другими подразделениями при выполнении бизнес-процессов и отработке этого взаимодействия на практике с использованием таких современных методов, как бизнес-тренинги и деловые игры.

Чтобы люди реально стали выполнять какие-то действия по новому для них описанию, они хотя бы раз должны проделать это в тестовом режиме, желательно под руководством инструктора, который будет отвечать на неизбежно возникающие вопросы.

Проблема заключается в том, что массовое обучение традиционными способами — процесс долгий, дорогой и отвлекающий сотрудников от основной работы.

Практика показала, что наиболее оптимальное решение — сочетание тренинговых методов (отработка взаимодействия) с дистанционным обучением (изучение теории).

Система менеджмента качества для бухгалтеров и финансистов

Система менеджмента качества для бухгалтеров и финансистов призвана обеспечивать четкое описание порядка работы с документами, выявление всех видов первичных бухгалтерских документов, используемых в компании, и разработку инструкции, в которой должно быть установлено, какие бухгалтерские записи должен сделать бухгалтер при их обработке.

Для обеспечения качества бухгалтерской отчетности необходим постоянный мониторинг законодательства и регулярное внесение изменений в методики учета и формирования отчетности. Поводом для изменений бизнес-процессов и проведения обучения может быть выявление ошибок по результатам внешнего или внутреннего аудита.

Для проведения данного комплекса работ эффективно применять СЭД и методы, описанные выше.

СЭД (систему электронного документооборота), которую можно использовать при внедрении системы менеджмента качества, должна предоставлять следующие возможности:

Источник

Популярные системы электронного документооборота

Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.

Читайте также:  Система менеджмента качества экология

Вопрос: Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Посмотреть ответ

Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.

  • Рассмотрим особенности создания и функционирования на предприятии единой организационной системы, обеспечивающей движение документов в электронной форме,
  • обсудим, как выбрать наиболее подходящую систему,
  • познакомимся с самыми популярными СЭД.

Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

  • первоначальное написание или получение;
  • регистрация;
  • обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
  • контроль над исполнением;
  • учет;
  • архивирование;
  • хранение;
  • использование повторно;
  • наведение справок;
  • рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

  • СЭД – система электронного документооборота;
  • СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
  • САД – система автоматизации делопроизводства;
  • СЭДО – система электронного документооборота;
  • САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

  • ошибки вследствие человеческого фактора;
  • утеря нужного документа;
  • время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
  • проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
  • сложности при необходимости изготовления дубликатов;
  • дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
  • затраты на канцелярские товары;
  • меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

  1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
  2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
  3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
  4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
  5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
  6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
  7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

  1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
    • сравнительно небольшой функционал;
    • неадаптированность под конкретику фирмы;
    • доступность и простота в установке и внедрении;
    • самые недорогие по стоимости.

ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.

  • максимальная персонификация;
  • дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
  • высокая стоимость;
  • требует больше времени на разработку, установку и внедрение.
  • полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
  • затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
  • базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
  • может взаимодействовать с другими программными продуктами;
  • заказчик получает полное право на программный продукт.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

  1. Делопроизводство.
  2. Общий оборот документов.
  3. Управление договорами.
  4. Архивирование.
  5. Руководство проектами.
  6. Специальная документация.
  7. Взаимодействие с входящей документацией.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

  • готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
  • цели внедрения СЭД;
  • возможность дальнейшего развития;
  • ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

  1. Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
  2. Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
  3. Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
  4. Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

Источник

Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

система электронного документооборота это

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Источник